Gestão de projetos jurídicos com equipes multijurisdicionais

Projetos jurídicos multijurisdicionais ou globais são uma tarefa complexa, pois, salvo raras exceções, são projetos longos que exigem a participação de diferentes áreas da empresa e têm profundo impacto na corporação.

Reuniões em várias jurisdições são sempre um desafio para os participantes. Motivos diversos como o idioma fazem parte das dificuldades e, além do domínio do inglês técnico jurídico, as ideias devem ser sustentadas diante de vários advogados e especialistas no assunto.

Outros fatores a dominar são a coexistência de diferentes fusos horários, a falta de clareza do projeto em si e do seu alcance, uma vez que nem sempre as decisões são tomadas em tempos adequados. Alguns exemplos destes últimos são: quem será o líder, qual será a definição de tarefas, quem será responsável pelas aprovações e qual será o cronograma objetivo para a realização de reuniões com outros departamentos, entre outras variáveis.

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Agenda e definições

Para projetos globais em que devem participar diferentes membros da área jurídica que estejam em diferentes jurisdições, a chave para o bom desenvolvimento do projeto é definir previamente as regras de trabalho. O planejamento deve visar a participação de todos e a definição clara das tarefas para o uso adequado do tempo dos participantes.

Liderança

Nesse tipo de projeto, geralmente, o(s) integrante(s) com mais experiência deve conduzir o trabalho, propondo discussões e provocando os menos experientes para que todos atinjam seu potencial máximo. Se isso não estiver claro ou definido, o que acontecerá é que, além da falta de direcionamento do projeto, as partes menos experientes não conseguirão agregar valor ou obter o maior benefício do tempo investido no desenvolvimento do projeto.

Para evitar isso, o líder do projeto deve determinar as responsabilidades no início, designar os responsáveis, definir as tarefas e ajudar aqueles que precisam de mais assistência para o bom resultado do plano.

Neste momento, caso as partes não se conheçam, sugiro a realização de uma breve reunião para que cada um compartilhe sua trajetória para que sejam internalizadas as formas de contribuição de cada um, de acordo com seu perfil. Pode haver um especialista em tributário, em contencioso, em contratos, e até um por região e, cada um na sua perspectiva, pode agregar valor ao projeto.

Além disso, o líder deve garantir que todos tenham por escrito o objetivo do projeto, os prazos e o material necessário para poder trabalhar.

Depois disso, a proposta é criar um calendário no qual sejam determinadas as sessões e os horários que acomodem a maioria dos participantes. Este tópico pode ser delicado, pois quando há várias jurisdições envolvidas em diferentes continentes, alguns participantes podem ser prejudicados por terem que participar de reuniões fora do horário comercial. A chave aqui é o equilíbrio. Da mesma forma, recomenda-se que o líder do projeto coloque as demais áreas em alerta para obter os insumos necessários dentro dos prazos acordados de acordo com o cronograma definido.

Sinergia com as demais áreas

No caso de projetos globais em que diferentes partes da empresa devam estar envolvidas, como operações, resolução de disputas, propriedade intelectual, vendas, operações, entre outras, é obrigatório que essas partes sejam informadas previamente sobre a necessidade de expressar suas ideias e que elas sejam consideradas. Esse aviso prévio serve para que a equipe saiba porque cada área está solicitando algo específico no projeto, já que muitas vezes o que parece claro para a área jurídica pode ser completamente contraproducente ou impeditivo para a área de vendas, por exemplo. A chave neste momento será a busca de sinergias e colaboração com as demais áreas para obter os melhores resultados do projeto.

Outro ponto relevante, caso seja um projeto global, é ter em mente o escopo final do projeto. Normalmente, os participantes tentarão resolver os problemas que os afetam em sua região ou na área de negócios que administram. Não deveria ser assim, uma vez que o projeto deve ser abordado a partir de uma abordagem global, refletindo sua forma multijurisdicional e setorial, para ser adaptado a uma região específica, se necessário.

Neste momento deve-se esclarecer se todas as regiões implementaram as mesmas medidas padrão da corporação, para fazer os devidos ajustes.

Hands-on

Com o líder definido e com o cronograma devidamente apresentado, devem começar os trabalhos e discussões do projeto. As sugestões para as áreas devem estar bem definidas e os posicionamentos das partes do projeto devidamente arquivados, assim como as discussões e divergências.

Por fim, o projeto deve ser apresentado à área executiva solicitante para feedback. Isso vai polir as considerações finais e concluir uma das fases do projeto. É normal que uma vez finalizado o projeto, os ajustes apareçam conforme o tempo e a prática avançam.

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Resumo

Dessa forma, o passo a passo para gerenciar projetos jurídicos globais pode ser resumido da seguinte forma:

• Definir o escopo do trabalho e as regras.
   
• Definir o líder e as responsabilidades do projeto.
   
• Definir a forma de trabalhar nas reuniões e o horário (dias e horários adequados aos participantes).
   
• Certificar-se de que todos tenham clareza sobre o escopo e o material do projeto.
   
• Incluir as outras áreas afetadas pelas decisões tomadas durante o projeto.
   
• Apresentação.
   
• Estabelecer prazos e formulário para ajustes.
   

O desenvolvimento de projetos jurídicos globais ajuda, além de desenvolver talentos, a criar sinergias importantes com as demais áreas do negócio, gerando um resultado de alto nível, simples, prático e focado no cliente.

*Diego Ignacio Gómez M. é advogado da Universidad de los Andes (Chile) e LL.M pela FGV (Brasil). Trabalha como in-house counsel na FIS e foca no México e América Latina.