OKR Legal: Quais são as responsabilidades do Gerente Jurídico para o bom funcionamento da estratégia?

Ignacio Santa Cruz, gerente jurídico da GammaTech Corp, encontra-se em uma situação complicada: o conselho de administração e a direção geral o alertaram sobre sua preocupação com o alinhamento dos objetivos de sua gestão com os objetivos globais da empresa. Ele tem o enorme desafio de mudar essa impressão e demonstrar que o trabalho da gestão jurídica agrega valor à GammaTech Corp. Pensando nisso, Ignacio se propôs a gerar uma mudança na forma de trabalhar de sua equipe e estabelecer um sistema de OKR na sugestão. 

Esse desejo de mudança o levou a refletir sobre seu papel como líder. Aos poucos, descobriu que seu papel envolvia muito mais do que propor os objetivos e ordenar o trabalho com base nos resultados propostos: exigia uma tarefa mais estratégica e global. Aprofundou-se nesses propósitos e, lendo livros, participando de webinars, conversando com profissionais de outras áreas e especialidades, conseguiu responder à questão principal da tarefa: Quais são as responsabilidades do gerente jurídico para o bom funcionamento dos OKR vinculados ao seu escritório?

Leia aqui a primeira parte deste artigo: OKR legal: Como estabelecer métricas de gestão jurídica? 

1) Definir as prioridades da sua gestão jurídica

Durante o seu desenvolvimento profissional, Ignacio reconheceu que a mensagem que mais recebe nos departamentos jurídicos é que "tudo é urgente e prioritário", mas sabe que se assume isso, na realidade nada é. Aqui ele descobre que o primeiro desafio na aplicação do OKR em sua gestão é definir as prioridades, ou seja, aqueles objetivos que se impõem para melhorar a gestão e agregar maior valor.

Para definir as prioridades e definir os objetivos de seus OKRs, Ignacio acessou o Plano Estratégico da GammaTech Corp 2023 – 2025, que traz informações relevantes sobre a empresa, dando atenção especial a dois documentos que ele acredita que o ajudarão a estabelecer as prioridades do jurídico gerenciamento. Primeiramente, analisa detalhadamente o Balanced Scorecard da GammaTech Corp 2023 – 2025, que permite acompanhar a estratégia da empresa alinhando as gestões e suas atividades com base nos objetivos. Em segundo lugar, escrutina a análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças), que permite à empresa planejar o crescimento, analisando os fatores internos e externos que a afetam.

Assim, após uma revisão completa dessas informações, Ignacio pode ver que os objetivos estratégicos globais estabelecidos pela GammaTech Corp visam: (i) estabelecer um regime financeiro rigoroso relacionado à redução de custos fixos, renegociando os termos contratuais de serviços profissionais externos, reduzindo custos de mão de obra desnecessários e buscando eficiências operacionais; e, (ii) implantar uma estratégia de crescimento comercial, aumentando sua participação em contratos com entidades governamentais de vários países da região, aumentando o risco de corrupção com funcionários públicos.

Agora, com essas informações, Ignacio decide alinhar parte do trabalho da gestão jurídica aos dois objetivos globais identificados, estabelecendo como prioridades uma redução considerável dos custos totais legais, por meio da renegociação dos termos econômicos dos serviços jurídicos externos e da obtenção de eficiências internas da equipe jurídica e, ainda, o desenho e implementação de um Programa de Compliance que permite a gestão de riscos jurídicos e reputacionais relacionados a transações comerciais com entidades governamentais da região. Essas são as prioridades do Departamento Jurídico.

Assim, Ignacio formula preliminarmente alguns objetivos, principais resultados e iniciativas que lhe permitirão agregar maior valor à sua empresa. O primeiro objetivo foi a redução do total da despesa jurídica, tanto ao nível dos serviços jurídicos externos como dos recursos próprios, e o segundo objetivo o planejamento e implementação do Programa de Compliance para a gestão dos riscos de corrupção da empresa. 

Ambos os objetivos foram traçados tendo como horizonte temporal o quarto trimestre de 2023.

Os OKRs propostos por Ignacio estão alinhados com os objetivos globais da GammaTech Corp, mas é fundamental que as equipes jurídicas participem integralmente do desenho dos objetivos, a fim de obter uma identificação adequada dos mesmos, acordar sua priorização e promover o comprometimento de todos os envolvidos, para o seu cumprimento.

Para o planejamento do OKR, ciclos trimestrais ou anuais podem ser definidos, cada ciclo com 3 a 5 objetivos claros e para cada objetivo não mais que 5 resultados claros. Neste caso, por ser a primeira vez que a gestão jurídica utiliza OKRs, eles decidem estabelecer apenas 2 objetivos anuais, cada um deles com 3 resultados-chave. 

Esses números podem variar de acordo com as necessidades da empresa, o número de membros e o estágio de maturidade da equipe jurídica. A equipe jurídica acredita que é melhor começar de pouquinho em pouquinho, afinal, eles não são imutáveis ​​e dentro de alguns meses, dependendo de como o sistema está funcionando, podem incluir outros objetivos e resultados-chave, ou modificar os já existentes. O importante é começar!

2) Separar os OKRs da gestão jurídica dos seus próprios OKRs. 

Ignacio está ciente de que, durante o processo de implementação dos OKRs no Departamento Jurídico, ele mesmo deve estabelecer seu próprio sistema pessoal de OKRs que lhe permita alcançar seus objetivos como líder. 

Os OKRs de Ignacio, como gestor jurídico, devem estar alinhados com os OKRs de sua gestão jurídica, de forma que ajudem a cumpri-los, estabelecendo um sistema abrangente que dê organização ao trabalho de toda a gestão. Assim, os OKRs de Ignacio devem ter como objetivo estabelecer uma cultura que permita o desenvolvimento e atração dos melhores talentos profissionais e, principalmente, ajudar cada membro a desenhar seus próprios OKRs e ter as ferramentas e suporte para cumpri-los. Ignacio deixa claro que essas são suas prioridades e, assim, define seu novo mindset.

Agora Ignacio testa seu próprio sistema OKR, levando em conta esses critérios, e decide considerar 2 objetivos e seus respectivos resultados-chave:

Assim como no sistema OKR de gestão jurídica, os objetivos pessoais de Ignacio podem ser alterados, excluídos ou aumentados. Como dissemos há pouco, o importante é começar.

3) Rastrear responsabilidades

Uma vez que o sistema OKR tenha sido implementado na gestão jurídica, é necessário rastrear as responsabilidades de todos os membros da equipe. Para isso, Ignacio deve coletar os dados obtidos durante um determinado tempo, isso dependerá do objetivo definido, por exemplo, o resultado das reuniões ou negociações com assessores jurídicos externos para redução de custos ou implementação de eficiências operacionais internas, e também o nível de andamento do projeto de desenho e implementação do Programa de Compliance.

Com todas essas informações, direta e pessoalmente, seja presencial ou por videochamada, devem ser realizadas reuniões com cada membro da equipe jurídica onde seja possível, por meio de pontuações, mensurar as conquistas e avaliar o desempenho.

Da mesma forma, se durante este processo de avaliação Ignacio e sua equipe verificarem que todos os principais resultados e objetivos estão sendo alcançados, não é necessariamente uma coisa boa, pois pode significar que os objetivos não foram suficientemente ambiciosos e com pouco esforço foram alcançados. 

Ignacio sabe que, para atingir grandes objetivos, para fazer mudanças significativas, precisa de mais números em vermelho, desafiando continuamente sua equipe. 

Um sistema OKR eficaz sempre passa por um ciclo de análise de resultados e repensar os objetivos dentro de um ciclo de constante análise e reavaliação. Assim, se necessário, Ignacio e os membros da equipe podem reavaliar os OKRs, os objetivos estabelecidos são o norte, a direção a ser apontada, mas não estão escritos em pedra. Quando se constata que não são adequados, podem ser modificados.

Estabelecer as responsabilidades e tarefas da equipe jurídica para que o sistema OKR funcione

Ignacio está trilhando um excelente caminho. Assumiu o seu papel de 'professor' orientando os esforços da equipe jurídica, e de 'jardineiro' empenhado em criar o ambiente e as condições ideais para o sucesso, mas agora é necessário envolver toda a equipe, apresentando seus seus papéis e responsabilidades, pois eles serão o músculo que permitirá o funcionamento do sistema.

Vamos trabalhar, Ignacio! Você ainda tem muito trabalho pela frente com sua equipe, é hora de inspirá-los e engajá-los.