Recentemente, o Consórcio sobre Operações Legais Corporativas (CLOC, sigla em inglês) apresentou o informe sobre o estado da indústria. O documento inclui a opinião de mais de 200 empresas de diferentes tamanhos que representam mais de 21 países. Segundo o informe, entre as prioridades dos departamentos jurídicos para 2021 a “automatização de processos jurídicos” ocupa o segundo lugar, seguida pela “implementação de novas soluções tecnológicas”. Claramente a transformação digital e a automatização de processos são fundamentais para as equipes jurídicas a nível mundial, mas você sabe o que é e qual é o verdadeiro potencial da automatização de documentos no setor jurídico? Esperamos que depois de ler esse artigo você possa responder com confiança essa pergunta.
Em geral, automatizar significa aproveitar a tecnologia para alcançar uma determinada tarefa ou processo com pouca ou nenhuma ajuda ou intervenção humana. No contexto da automatização de documentos a tarefa que se estabelece é a redação de um documento a partir de um modelo. Uma vez criado o modelo automatizado de um documento, o primeiro rascunho desse documento é gerado ao responder a um questionário ou ao extrair dados de outro sistema.
No contexto jurídico, esses documentos são contratos. Mas não se limita só a isso, é possível automatizar qualquer documento utilizado pela área jurídica: pareceres jurídicos, notificações, documentos notariais, questionários multijurisdicionais, modelos de assembleias de acionistas ou sessões de conselho, autorizações societárias, cartas e até mesmo alguns documentos judiciais ou arbitrais.
Uma das grandes vantagens da automatização de documentos é que permite fazer tarefas repetitivas e mecânicas de forma rápida e simples. Com as ferramentas de automatização de documentos, os usuários criam o que se conhece como um “modelo”. Esses modelos se automatizam para incluir certa informação junto com regras que ditam a inclusão, transformação ou eliminação de texto, baseadas em entradas particulares (como por exemplo, as respostas a um questionário).
Em poucas palavras, a automatização de documentos simplifica o processo manual de criação do primeiro rascunho de um documento. Só se deve responder um questionário que extrai os dados e personaliza o documento de acordo com as necessidades do caso específico, segundo as regras predeterminadas. Economia de tempo, redução de erros e melhora na consistência dos documentos criados são algumas das vantagens que oferece o uso desse tipo de tecnologia. Outro grande benefício é que permite gerar documentos em massa (10, 100 ou 1000 documentos), personalizados para cada caso concreto, de acordo com as regras preestabelecidas, em questão de minutos.
Vamos ser técnicos
Há três elementos fundamentais na maioria das ferramentas de automatização:
- Questionário: esta é a base da automação. Todas as informações que adicionarmos ao questionário nos permitirão montar e completar nosso documento. Isso cria um primeiro rascunho personalizado para cada caso particular.
- Valores (placeholders): são campos de entrada dinâmicos. Na prática, eles substituem os colchetes em um documento, pois contêm todas as informações intercambiáveis em cada caso específico (por exemplo, os nomes das partes que irão celebrar um contrato). Isso economiza muito tempo. Em vez de remover manualmente todos os campos entre colchetes, a resposta é digitada apenas uma vez e essas informações são preenchidas onde necessário no documento.
- Condicionalidade: é o que torna a automatização verdadeiramente útil e permite personalizar os documentos ainda mais. É aqui que palavras, frases, orações ou cláusulas completas entram e saem do documento, dependendo de serem ou não obrigatórias. Eles operam na lógica de "se isso, então aquilo". Por exemplo, se estamos gerando um contrato de trabalho e o funcionário vai ganhar um veículo da empresa, será necessário adicionar todas as cláusulas e dispositivos para regulamentar esse benefício. Funciona como um fluxograma ou “árvore de decisão” e pode se tornar muito complexo, permitindo inclusive consolidar múltiplas variações de um mesmo contrato em um único documento.
As formas mais sofisticadas de automatização de documentos podem incluir a gestão de fluxo de trabalho ou workflows. Com os fluxos de trabalho é possível estabelecer se necessitam certas aprovações ou inclusive definir que se produza outra tarefa de acompanhamento em outro sistema. Imagina que seu superior receba automaticamente uma notificação para aprovar seu trabalho uma vez que você tenha terminado.
É possível ainda ir mais além, por exemplo, ao configurar que as solicitações de aprovação ou que as tarefas de acompanhamento se ativem quando se incluam termos ou propriedades específicas no texto. Um caso prático seria configurar um contrato que ao instante requer uma aprovação da equipe jurídica ou financeira se o valor do contrato supera um certo valor. Como vocês podem imaginar, isso ajuda a reduzir os riscos, sobretudo quando contamos com equipes comerciais que trabalham com contratos nas suas tarefas diárias,
Automatização de documentos no setor jurídico
A tecnologia jurídica está evoluindo e avançando continuamente. Provavelmente você está se perguntando onde se encaixa a automatização de documentos e outras tecnologias no panorama da tecnologia jurídica ou legaltech. A automatização de documentos é só a primeira etapa na criação de um contrato. Há muitas ferramentas que são end-to-end, ou seja, assistem e otimizam todo o ciclo de vida de um contrato desde a sua criação até sua execução. Isso inclui também processos de colaboração interna, negociação externa, assinatura eletrônica e armazenamento dos contratos. Inclusive pode gerir obrigações posteriores e analisar os dados incluídos nos contratos criados e negociados, o que permite às equipes jurídicas melhorar seus precedentes.
Não se preocupe, a automatização não está aqui para substituir os advogados! A automatização e tecnologias similares estão aqui para ajudar os advogados e potencializar o que podem alcançar.
Essas tecnologias podem ser uma grande ferramenta para acabar com as tarefas rotineiras, repetitivas e mecânicas. Permitem aos profissionais de Direito se concentrar em um trabalho mais criativo e enriquecer a cadeia de valor dos seus processos ao usar seu tempo em debater problemas jurídicos e considerações comerciais, além de oferecer assessoramento jurídico de qualidade aos seus clientes.
A inovação jurídica está aqui para simplificar nossas vidas, diminuir custos, aumentar a velocidade, reduzir os riscos e minimizar os erros. Muitos escritórios de advocacia, equipes jurídicas internas e equipes comerciais já estão se beneficiando da automatização de documentos diariamente, o que você está esperando para experimentar?
Se te interessou esse tema, não esqueça de assistir Charlas ALIL - Automatização de documentos. Neste episódio falamos com profundidade sobre a automatização de documentos e seu potencial.
*Macarena Valenzuela é parceira ativa da ALIL, account e business development manager na Avvoka.
Add new comment