Gestão eficiente do conhecimento

Os clientes do setor jurídico cada vez são mais exigentes, desejam que tudo ocorra com a maior celeridade e com alta qualidade. Indubitavelmente, este é um desafio que deve assumir a gestão do conhecimento dado que é a encarregada de antecipar e fazer com que os advogados tenham a informação e o conhecimento necessários para atender as necessidades dos seus clientes.

Conseguir integrar processos jurídicos, padronização de documentos à tecnologia, é aforma de conseguir que um advogado possa prestar um serviço eficiente, rápido, com um alto valor jurídico e o melhor, com um bom serviço ao cliente. Hoje, os clientes escolhem os escritórios que dão valor agregado aos seus serviços jurídicos, usam tecnologia que gera eficiência e estão muito próximos.

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Os grandes desafios da gestão do conhecimento estão em conseguir que os advogados gerem cultura na adoção dos processos colaborativos e a tecnologia, desta maneira, o capital intelectual estará a salvo.

Dado o anteriormente exposto, os escritórios de advocacia perceberam que tinham que criar equipes multidisciplinares para prestar seus serviços jurídicos. Atualmente é inconcebível que um serviço jurídico seja prestado apenas por advogados (como era no passado), novos papéis como o de Business Intelligence (Inteligência de Negócios), Legal Project Manager (Gerente de Projetos Jurídicos) e Knowledge Manager (Gerente de Conhecimento) são essenciais no negócio. O de Business Intelligence se encarrega de garantir que o planejamento orçamentário seja justo para as partes e que sejam enviadas propostas de honorários de acordo com o solicitado, assim, finalmente, depois de cada serviço será possível obter a rentabilidade esperada. 

De outro lado, o Legal Project Manager é quem se encarrega do desembarque do projeto (serviço jurídico) tanto em alcance, como em tempo e custo, e é aquele que passa a ser o "denunciante", que monitora e relata se algumas das variáveis ​​anteriores estão sendo afetadas no desenvolvimento do projeto jurídico.

O Knowledge Manager é quem fornece a informação atualizada e os insumos necessários para que o serviço seja prestado de maneira idônea e ágil, através da padronização e automatização. 

Agora, hoje em dia existe uma ferramenta tecnológica para cada um dos processos jurídicos, as quais são perceptíveis para o cliente final. Se pensarmos em qualquer serviço jurídico como um ciclo, é claro que sempre serão necessárias as seguintes ferramentas tecnológicas para a eficiente gestão da informação, agilidade dos processos e a segurança da informação: 

1. Um data room para que inicialmente o cliente compartilhe a informação necessária para desenvolver o serviço jurídico.
2. Inteligência artificial dado que o serviço requer de análise de informação, na maioria dos casos, grandes volumes. Estas ferramentas de inteligência artificial garantem a análise massiva e ágil da informação. 
3. Automatização de documentos, uma vez analisada a informação, é necessário criar os relatórios das descobertas, e nada mais rápido que através de documentos padronizados. 
4. Gestão documental do serviço jurídico, em todo o serviço jurídico os documentos são inumeráveis e administrá-los não é uma tarefa fácil. Grande parte do tempo dos advogados é gasto nisso, uma plataforma para a gestão é indispensável, e que além disso, permite o acesso das partes para fazer o processo de forma colaborativa é o caminho. 
5. Plataformas de assinaturas eletrônicas que agilizam o processo de assinatura e recolha, é claro para todos que no passado esta tarefa era muito complexa e com uma grande margem de erro devido a alterações de última hora.
6. O encerramento formal através de uma plataforma de gestão documental (ver ponto 4), permitirá compartilhar a informação final de maneira rápida e sem gerar investimento de tempo pós-encerramento.
7. Para o controle e acompanhamento das obrigações das partes depois de ser realizada a operação, nada melhor do que administrá-las através de plataformas de Contract Management (Gerenciamento de contratos).

Assim, a transformação digital nos processos jurídicos é onde está a atenção neste momento, dada a eficiência que estas tecnologias geram nos processos e o melhor, pela mitigação de riscos de erros humanos. 

Indubitavelmente, organizar os processos e implementar tecnologias, geram um grande desafio para os advogados, que têm que adotá-las e adicionalmente devem desenvolver habilidades tais como o trabalho em equipe com profissionais de outras disciplinas.

*Fabian Urriago Guzmán, diretor de gestão de conhecimento no Gómez-Pinzón Abogados, co-fundador da ALIL (Alianza Latinoamericana para la Innovación Legal).

Nota: este artigo foi publicado no e-book de Lawit por Lawgistic: Un Futuro Digital - El entorno legal y el rol de abogado.