In-house counsel: Quando convém terceirizar o trabalho?

É um fato que os advogados internos tentarão absorver o máximo do trabalho que entra em seu escritório e, assim, evitar a terceirização. Isso pode acontecer por diversos motivos, como, por exemplo, manter o know-how do core business internamente, falta de orçamento para contratação de terceiros, falta de tempo, exposição do projeto, relevância do processo em caso de litígio ou arbitragem e montante, entre outros.

No entanto, quando os advogados internos precisam de suporte externo para consultas específicas relacionadas à indústria ou negócio, eles normalmente têm provedores jurídicos externos ― como escritórios de advocacia, secondment, Alternative Legal Service Provider, Legal Process Outsourcing, etc.— especialistas em várias áreas.

Na terceirização, os advogados da empresa terão que determinar quais assuntos podem encaminhar a consultores externos para apoiar decisões jurídicas que impliquem limitações ou exposições a riscos operacionais, bem como seu apoio no desenvolvimento de negócios multimilionários para a empresa, até mesmo para replicar modelos de negócios em outras jurisdições.

Leia também: Características de uma equipe jurídica de alta performance

Muitas vezes, essas consultas têm o objetivo de ratificar o entendimento do negócio, bem como seu estudo aprofundado sobre assuntos relevantes como questões regulatórias, contenciosas, tributárias ou outras.

Nesse cenário, antes de contratar serviços externos, acreditamos ser importante seguir alguns critérios que nos ajudarão a saber quando é necessário (e quando não) requerer a ajuda de terceiros:

1. Avaliação prévia

1. É bom para a estratégia da equipe? Se for um assunto sensível que poderia ser analisado e respondido pela equipe interna, é preciso avaliar o status da demanda da equipe e ver se não seria melhor se adaptar e avançar internamente com o desenvolvimento do projeto ou, talvez, apenas ratificar a opinião interna.

2. Isso dará visibilidade para a equipe na empresa? Muitas vezes a área jurídica trabalha incansavelmente e as demais áreas desconhecem esse fato. Por isso, se o projeto for muito importante e estratégico, poderia se fazer um esforço para que seja atendido pela área jurídica.

3. Alguém do departamento jurídico pode fazer o trabalho? Nesta fase, os gerentes jurídicos devem se perguntar se, com base em sua experiência e tempo disponível, alguém da equipe pode fazer o trabalho. Os funcionários de antigamente,na maioria das vezes, internalizavam o trabalho, já que não era bem visto externalizar. Hoje isso mudou, pois é viável que os advogados internos possam responder perguntas sobre questões específicas do setor, ao ser um escritório muito mais especializado e multifuncional.
4. A consulta jurídica será em sua jurisdição? Esta questão é relevante, pois não só a lei desempenha um papel importante, mas também as línguas, a cultura e as idiossincrasias devem sempre ser consideradas na hora de fazer negócios. Se sua equipe tiver a sorte de ter um advogado com conhecimento em várias jurisdições, você já sabe a resposta.
5. O departamento tem orçamento suficiente? Este item é muito importante (mas não o mais relevante). Se o assunto for crítico para a empresa, será necessário solicitar valores extras ao departamento financeiro para dar continuidade à assessoria.

Sugestão: Desconexão, trabalho remoto e férias em escritórios de advocacia

2. Como selecionar o consultor externo? 

Após a avaliação prévia, temos que nos perguntar:

1. Temos os especialistas certos? Muitas vezes os assessores externos são antigos e conhecem o passado da empresa, mas não são os mais adequados para o assunto que estamos tratando. Para isso, será necessário considerar algumas questões básicas, como saber quem será o responsável pela resolução da consulta (que irá variar de acordo com o nível de complexidade) e se possui o conhecimento específico do setor e do assunto a ser consultado, se existem conflitos de interesse vigentes, se é necessário contratar um terceiro com uma firma de prestígio ou os serviços podem ser executados por uma firma boutique, ou se, devido ao assunto ou ao valor do assunto, é necessário contratar alguém reconhecido no mercado.

Por fim, é importante lembrar que grandes corporações exigem que os prestadores de serviços sejam previamente cadastrados seguindo as políticas vigentes, o que pode atrasar o processo, como veremos a seguir.

2. Se tivermos os especialistas certos para o nosso caso, teremos que ver a estrutura de cobrança e se ela atende ao nosso orçamento. São múltiplas as opções e formas de pagamento que o advogado interno deve conhecer e aplicar, dependendo da complexidade, tempo e assuntos tratados. Nesse momento, é aconselhável solicitar orçamentos de pelo menos três consultores externos previamente cadastrados, seguindo as políticas da empresa para realizar um processo licitatório (se o valor assim o justificar).
3. O tempo é uma questão crítica. Se for necessário ter uma resposta urgente, estaremos de mãos atadas para escolher o fornecedor mais qualificado ou que atenda aos mais altos requisitos do "especialista certo". Se a consulta for sobre um projeto estratégico, haverá tempo para procurar o mais indicado, registrá-lo como fornecedor da empresa, poder negociar os honorários, ver diferentes pontos de vista e ter uma carta de compromisso redonda para não ter surpresas; mas se o negócio for em outra jurisdição ou um assunto muito específico sobre o qual não temos profissionais cadastrados ou conhecedores, é oportuno avaliar o tempo de resposta e alinhar as expectativas com os envolvidos. Sugiro demorar a contratar, mas ter o assessor certo.

Assim, caso se decida entregar o projeto, ou parte dele, a consultores externos, uma vez finalizado o trabalho, deve ser realizada internamente uma avaliação do desempenho do prestador de serviços (principalmente pela área jurídica, mas também por outras áreas envolvidas), considerando minimamente: o resultado obtido de acordo com as expectativas objetivas do cliente, a qualidade da resposta, o cumprimento dos prazos e do orçamento, a adequação da resposta em relação à necessidade da empresa, se o objeto foi cumprido conforme estabelecido na carta de contratação, a extensão do documento, entre outros.

Por fim, é preciso fazer uma autocrítica para avaliar o que influencia positiva e negativamente no desenvolvimento do trabalho para que o cliente (empresa/advogado interno) decida continuar ou não com o prestador de serviço com base nessas respostas.

*Diego Ignacio Gómez M. é advogado da Universidad de los Andes (Chile) e LL.M pela FGV (Brasil). Trabalha como in-house counsel na FIS e foca no México e América Latina.