A necessidade de um plano de produtividade: Por quê e para quê?

Falar de produtividade em um escritório de advogados requer uma análise profundo, por isso trabalharei este tema dividindo-o em três partes:

1. Primeira parte: Abordarei os indicadores básicos ou fundamentais que permitem reconhecer o desempenho do escritório através de um olhar financeiro.
2. Segunda parte: Abordarei os indicadores que se relacionam com as medições fundamentais da primeira parte.
3. Terceira parte: Estrutura básica de um plano de produtividade para melhorar o desempenho financeiro de um escritório.

Começaremos definindo o conceito de produtividade:

Definição base: Capacidade de produção por unidade de trabalho

Uma compreensão da produtividade em um escritório jurídico requer uma análise complexa. Em uma empresa convencional de produção a medição é mais simples pois a mediação é direta. Por exemplo: quantidade de parafusos por hora; quantidade de metros quadrados pintados por dia, quantidade de trigo produzido por hectare, etc.

Dado o anteriormente exposto, abordarei esta linha temática buscando reconhecer os principais indicadores que refletem a produtividade das firmas jurídicas e os impactos destes na eficiência e rentabilidade.

Indicadores fundamentais de produtividade:

1. Média diária de horas faturáveis ​​por advogado e economia de escala.

Através do registro de horas pode-se obter a média da quantidade de horas faturáveis dos advogados. Pode-se medir a nível de estudo, por área de especialidade, por equipe de trabalho, etc. 

Isto permite reconhecer a parte ou fração do tempo que os profissionais trabalham para os clientes, nos seus casos.

A melhoria deste indicador gera de maneira direta na lucratividade final da empresa, sem prejuízo de que não seja suficiente, nem único, para atingir a lucratividade, pois deve ser acompanhada de outras medidas, porém, observemos através de um exemplo um efeito direto de seu impacto.

Exemplo:

Suponhamos o seguinte:

Gasto total de um escritório:                                        US$120,000 por mês

Média de horas diárias faturáveis por advogado:            5 horas por dia por advogado

Quantidade de advogados:                                                            12

Horas faturáveis por advogado por mês (20 dias):

5 horas por dia x 12 advogados x 20 dias =                 1.200 horas faturáveis por mês

Do anterior se deriva o seguinte cálculo:

Custo por hora faturável: US$120.000/1.200 horas = US$100 por cada hora faturável. Portanto, cada hora faturável custa, no exemplo, US$100 produzi-la.

O que acontece se melhorar a média de quantidade de horas faturáveis por dia em 10%, ou seja, de uma média de 5 horas por dia para uma média de 5,5 horas por dia?

Observemos o efeito no exemplo:

Quantidade de horas faturáveis inicial:                          1.200 horas por mês

10% de maior produtividade:                                         120 horas por mês

Nova quantidade de horas faturáveis:                            1.320 horas por mês

Custo por horas faturáveis: US$120.000/1.320 horas = US$ 90,9 por cada hora faturável, ou seja, baixa o custo de produzir cada hora em um valor significativo (US$ 9,1 por hora) que se traduz em utilidade porque mantendo o custo total da empresa, é possível faturar um número maior de horas.

Esta queda de custo por hora é produto do conceito que se denomina economia de escala, ou seja, se aumentarmos a produção (horas faturáveis) o custo de produzir cada unidade produtiva (cada hora faturável) vai reduzir.

2. Média de preço faturado por hora:

Em todo escritório existe uma lista de taxas, por hora de advogado, diferenciadas por nível profissional. Esta tarifa, que é definida em cada escritório, gera uma tarifa média teórica caso tudo pudesse ser cobrado naquele valor de tarifa e seu faturamento associado às horas efetivamente trabalhadas para os clientes. Na realidade, porém, o preço ou taxa efetiva cobrada por hora varia de acordo com as formas de pagamento aos clientes. Atualmente, nem todos os serviços são cobrados por hora; existem diferentes métodos de pagamento, como uma taxa mensal (retainer), um montante fixo (cap, preço do projeto total) e valores por hora com descontos para negociação com clientes (blended rate), para citar alguns, portanto o preço médio teórico da tarifa por hora não é totalmente cumprido. Uma medição importante é reconhecer qual é o desvio entre o preço real cobrado e o teórico. Vejamos um exemplo do fenômeno entre o preço ou taxa real média em comparação com a taxa teórica ou esperada.

Exemplo: Usemos alguns dados do exemplo anterior.

Suponhamos o seguinte:

Tarifa média de acordo com as taxas por hora:                                   US$140

Horas diárias por advogado (exemplo anterior):                                 5 horas por dia

Faturamento potencial por advogado diário (US$140 x 5 horas por dia):      US$700

Faturamento potencial por mês advogado (20 dias): (20 dias x US$700):    US$ 14.000

Faturamento total potencial por mês 12 advogados (12 x US$14.000):        US$ 168.000

Faturamento real (não todas as horas são cobráveis como tarifa):               US$135.000

Horas totais faturáveis (5 horas por dia x 12 advogados x 20 dias):             1.200 horas faturáveis por mês

Preço real por hora cobrado por hora faturável: (US$ 135.000/1.200):          US$ 112,5

Este exemplo é baseado em valores (arredondados) reais de um escritório jurídico.

A partir da produtividade da firma, neste exemplo, deixa-se de perceber por cada hora    US$ 27,5 por cada hora faturável.

Se o escritório consegue melhorar o desempenho destes indicadores, horas faturáveis por dia e preço real cobrado, sua rentabilidade pode crescer significativamente.

Estas são as duas principais medições de “produtividade”; destas nascem outros indicadores de desempenho, que devem ser parte da análise, para elaborar um plano de produtividade. São dois indicadores que permitem reconhecer dois fatores de alta incidência no resultado: primeiro a capacidade do escritório para produzir trabalho diariamente possível de faturar afetando o custo de produzir cada hora e aumentando a faturação de cada mês, em segundo a capacidade do escritório para resolver casos com a devida eficiência e/ou capacidade para negociar preços com os clientes.

Contudo, é necessário enfatizar que a produtividade é um meio muito relevante, porém não é um fim em si mesmo, pois; embora seja verdade, deve ser tratado com rigor, deve ser tratado com o devido cuidado para manter a qualidade do trabalho sem afetá-lo negativamente.

Nos próximos artigos avançarei em:

1. Indicadores derivados destas duas medições fundamentais
2. Plano de produtividade que permita melhorar estes indicadores.

*Gustavo Rodríguez Lazcano, Chileno, estudou Engenharia Civil Industrial na Universidad de Chile. Sócio da GRSoluciones. Consultor. Por mais de 20 anos assessorou mais de 40 escritórios de advogados no Chile e na América Latina.

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