Operações legais: a chave da modernização da indústria jurídica

As operações legais supõem uma mudança profunda no paradigma na forma de trabalhar dos advogados e geraram uma revolução na melhoria da produtividade das equipes jurídicas para chegar a prestar serviços da maneira mais eficiente possível. Esta nova forma de trabalhar só é possível graças às mudanças organizacionais e a utilização de tecnologia, mas supõe dividir a profissão entre o trabalho técnico e o trabalho de gestão e além disso, requer diferentes tipos de profissionais para conseguir o objetivo de prestar um melhor serviço jurídico. Portanto, as operações legais, são aplicáveis tanto para equipes de advogados externos como advogados in-house.

Mais além de uma moda, as operações legais (LO) supõem uma nova forma de “fazer” e de abordar os assuntos jurídicos que se convertem em projetos. Cuidado para não pensar que desvirtuam a profissão e que não servem para a advocacia tradicional, já que respondem à necessária evolução da modernização da profissão de acordo com as novas necessidades e o impacto da tecnologia, que nos permite fazer determinados processos melhores, mais rápidos e mais precisos.

Mas as LO não são uma nova profissão, a função existe há mais tempo do que você pensa. O CLOC (Corporate Legal Operations Consortium), um organismo de referência para as operações legais, por exemplo, nasceu nos Estados Unidos em 2010 com o objetivo de profissionalizar os serviços jurídicos através da gestão dentro das empresas. Além disso, a busca por eficiência e melhoria da rentabilidade têm sido uma constante aspiração da profissão, que sentiu que escapava entre a desordem, a falta de processos e o trabalho artesanal de alguns advogados.

O objetivo final de qualquer departamento de operações é conseguir o que se denomina excelência operacional e se define como a execução de uma estratégia de negócio necessária para reduzir o risco e os custos operacionais ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e os recursos através de objetivos táticos e estratégicos. É uma filosofia empresarial que adota a resolução de problemas e de liderança como a chave para a melhora contínua e uma cultura de gestão empresarial que necessita de certos critérios e indicadores, assim como ferramentas tecnológicas para criar departamentos e escritórios sustentáveis. A busca da excelência operacional se converteu em uma das principais prioridades dos departamentos jurídicos e, portanto, também dos escritórios de advocacia.

Para aumentar a produtividade e a rentabilidade, as equipes jurídicas devem avaliar continuamente os processos, descobrir oportunidades e gerar inovação para oferecer valor. É mais do que compilar dados e medir; trata-se de converter os dados em conhecimentos e então traduzi-los em estratégias eficazes. Devido à complexidade do ambiente jurídico e a evolução da tecnologia nos últimos anos, houve uma crescente demanda para modernizar a forma na qual funciona a indústria jurídica. Mas não é tão fácil, requer investimento, mudança de mentalidade, foco em processos e talento adequado.

As LO oferecem uma ponte entre as equipes jurídicas e negócio e ajudam a melhorar seu entendimento e a falar nos mesmo termos de gestão: números, indicadores e tecnologia. Os tempos atuais nos exigem rapidez, utilização de tecnologia, justificativa de recursos e, claro, o relatório do trabalho jurídico através da utilização de indicadores de valor quantificados. Tudo isso implica uma nova maneira de fazer a função jurídica, com uma visão estratégica e de management que permita ver além do trabalho jurídico técnico e ter uma visão integral das funções e do valor atribuído, sendo capaz de medir e encontrar indicadores para a melhoria contínua.

O que são as operações legais?

As “Operações legais” descreve um conjunto de processos e atividades que ajudam as equipes jurídicas a prestar um serviço aos seus clientes ou “business partners” de maneira efetiva mediante a aplicação de técnicas de gestão empresarial. Serve para realizar o planejamento estratégico, a gestão financeira, a gestão de projetos e adequar a tecnologia às necessidades de eficiência e permite aos profissionais jurídicos focar em oferecer assessoria jurídica.

A execução efetiva destas funções produz benefícios que melhoram a produtividade e rentabilidade.

Quais são os benefícios?

• As operações legais ajudam a dar forma às áreas de enfoque para o departamento e definem áreas de melhoria a curto e longo prazo, e o mais importante, se estabelece um plano. 
• A introdução de métricas e KPI permite medir e comparar e relatar o valor da função. As decisões são tomadas com base em dados e com a máxima informação.
• As equipes podem contar com recursos de operações legais dedicadas que não se distraem com a prática do direito, pelo o que podem focar na eficiência e facilitar o trabalho dos advogados.
• São geradas relações mais sólidas, transparentes e baseadas em dados entre cliente - business partners - escritórios externos ou modelos alternativos
• São geradas ferramentas para a padronização e automatização de tarefas repetitivas ou administrativas, como revisão de faturas ou de contratos para que a equipe possa dedicar mais tempo a trabalhos de alto valor.
• Cria-se uma cultura de uso constante de tecnologia e processos em todo a equipe, mas também que se integram com sistemas no negócio mais amplo para análises estratégicas e melhoria
• Avaliação do pessoal com base em dados, trabalho sobre questões e capacidade de desenhar uma carreira com base em elementos variáveis ​​e na contribuição de cada advogado.
• Os resultados podem ser comunicados, gerando uma diferenciação importante que vai além da capacidade jurídica técnica, baseada na geração de um melhor serviço

Que tipo de talento deve assumir essa função?

Na minha opinião, a formação em operações legais deveria ser incluída nas próprias faculdades de direito como parte da prestação de um serviço jurídico. Diversos estudos mostram que se trata de uma das profissões com maior futuro dentro do setor jurídico porque se adapta perfeitamente às exigências do ambiente e gera uma melhoria da competitividade e diferenciação para as equipes jurídicas.

Assim, além do fato de que os advogados devem ser formados nessa disciplina, surgem profissionais 100% dedicados. É imprescindível o conhecimento do negócio jurídico, mas também são profissionais que necessitam conhecer técnicas de Project Management e tecnologia pelo que engenheiros, informáticos, economistas… poderiam encaixar nesta função. O ideal são profissionais formados em ambas as disciplinas, sendo uma delas direito.

Também é importante um certo nível de seniority porque devem impulsionar a mudança, gerar novos comportamentos e estabelecer pautas diante de um coletivo anárquico que não gosta de dados ou relatórios. Equipes mistas de advogados, engenheiros… ou economistas funcionam muito bem, mas isto implica ter recursos.

Não quero me esquecer de dizer, que as poupanças e a melhoria da competitividade justificam a criação destes departamentos ou a contratação de especialistas.

Como começar?

A formação é básica, mas existem diferentes modelos que dão uma visão das operações legais e os aspectos que cobrem. A Association Corporate Counsel (ACC) tem seu próprio modelo, focado em departamentos jurídicos, algumas consultoras como Legal Operations Institute Studies (LOIS), especializada no mundo jurídico latino também têm seu próprio modelo “Realing” e o mais conhecido é o CORE 12 definido pela CLOC. 

Todos os modelos partem de uma análise de nível de maturidade, ou seja, compreender o estado inicial em determinados elementos como:

• Estratégia
• Nível de utilização de tecnologia
• Processo/métricas/indicadores
• Percepção de valor
• Percepção da função
• Pessoas/talentos/formação
• Governança
• Gestão do tempo
• Relações com provedores

Em resumo, escolher aspectos chaves que afetam a gestão. É difícil ter a capacidade de gerar um projeto global, que abarque todos os aspectos, então você tem que começar primeiro, sem dúvida, por definir a estratégia competitiva e a partir daí escolher quais projetos têm maior impacto na economia de custos e eficiência.

Qualquer passo requer reflexão e análise, e algo muito importante, poder levantar a vista do dia-a-dia para planejar, administrar e estabelecer planos de melhoria.

5 passos chave para começar a trabalhar com operações legais

1. Definir a estratégia competitiva

2. Escolher um modelo de diagnóstico e definir o nível de maturidade

3. Definir a equipe e adequar as pessoas

1. Formar
2. Reconverter
3. Contratar

4. Escolher projetos de impacto que permitam continuar gerando recursos

5. Comunicar os avanços e o êxito do projeto para melhorar a percepção de valor da equipe jurídica

Espero que este artigo sirva para conhecer melhor as operações legais e para contribuir e impulsionar a mudança nos modelos de trabalho no setor jurídico para uma advocacia mais moderna e eficiente.

*Eugenia Navarro, consultora, professor e diretora dos cursos IN/ON Legaltech e Legal Operations da ESEADE. E-mail: [email protected]