Quando implementar a tecnologia em um departamento jurídico?

Como mencionamos em artigos anteriores, a tecnologia está presente no dia a dia de todas as pessoas e tem um papel importante em empresas, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Especificamente para este último, foi desenvolvida uma tecnologia jurídica específica, também conhecida como legaltech, que visa ajudar os advogados a solucionar problemas e tornar seus processos mais eficientes.

O mercado exige constantemente que sejamos colaboradores estratégicos do core business do negócio. Com isso, o aumento da eficiência é um requisito essencial nos procedimentos operacionais, algo que pode melhorar com a adoção da tecnologia. 

No entanto, nem todos os tipos de tecnologia servirão para resolver os problemas de um departamento jurídico. Para determinar quando a tecnologia pode ser útil, é necessário pensar nas seguintes questões: É prudente realizar um estudo prévio de implementação? É necessário planejamento? Como e quando é necessário incorporar a tecnologia em um departamento jurídico? Vale a pena o investimento, o que costuma ser caro?

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Processos

A tecnologia, bem utilizada, claramente agrega valor ao departamento jurídico, aumenta a produtividade da equipe e, ao mesmo tempo, libera os advogados do trabalho operacional, o que permite que se dediquem especialmente ao trabalho intelectual e jurídico que lhes foi confiado. Como toda implementação de novas ideias, nas empresas é necessário criar um projeto para sua avaliação que deve incluir, no mínimo, uma análise inicial, planejamento, execução e implementação da tecnologia, revisões e ajustes.

A implementação da tecnologia - na minha opinião - é necessária sempre que possa haver um aumento quantificável de eficiência, produtividade, precisão (evitando erros operacionais) ou redução de custos, o que trará e agregará valor ao departamento jurídico e também, indiretamente, ao clientes internos e externos à empresa. É possível que existam outros pontos que, juntamente com os anteriores, tornem necessário o uso da tecnologia e que dependem de cada departamento jurídico. Por exemplo, redução de riscos, transparência, inclusão social, facilitação e interligação com outros departamentos, entre outros. 

Para começar a estabelecer a tecnologia desejada, o mais importante será definir qual problema queremos resolver e qual processo queremos tornar mais eficiente com a implementação da tecnologia que definimos.

Alguns exemplos são automação de documentos jurídicos, educação, pesquisa de mercado, administração, análise de dados, compliance, análise de contratos, segurança cibernética ou outras específicas de determinadas áreas, como legaltech - em que encontramos automação robótica de processos, blockchain para dar segurança à troca de informações e sua rastreabilidade, cloud computing, dados armazenados na nuvem, inteligência artificial por meio de softwares que permitem a análise de decisões judiciais, argumentos ou previsões, entre muitos outros.

Desta forma, alguns dos elementos relevantes a ter em conta na definição da tecnologia para o departamento jurídico são:

• Determinar com precisão o processo ou situação que, através da tecnologia, vamos otimizar. Neste ponto é preciso analisar se a implementação da tecnologia vai realmente cumprir seu papel.
• Identificar quem participará deste projeto (além da equipe jurídica) e estabelecer por escrito as metas desejadas que serão atingidas com o investimento, convidando stakeholders a comentar - e ainda, se possível, participar da implementação posterior.
• Considerar se a implementação da tecnologia pode ser criada à luz do compliance, proteção de dados e outras políticas da empresa. 
• Encontrar um fornecedor confiável e reconhecido que esteja interessado em desenvolver um produto e criar um relacionamento de longo prazo de benefício mútuo, que possa nos dizer se a tecnologia é amigável, se pode ser integrada a outras ferramentas, se haverá custos adicionais de implementação, etc.
• Coordenar a implementação e lançamento interno incluindo todas as áreas de negócio. Sugiro incluir superusuários com mais treinamento e informações para que possam ser a fonte de referência para seus colegas. 
• Realizar ajustes e implementar melhorias.

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Utilidade e consequências

Na mesma ordem de ideias, além do fato de o departamento jurídico "sentir-se tecnológico" ou gostar de dizer que está na vanguarda com uma ou outra tecnologia, o importante é que essa tecnologia seja utilizada e que efetivamente traga uma melhoria na eficiência ou produtividade do departamento jurídico.

Para isso, e em benefício do custo de oportunidade, recomendo a contratação de uma empresa especializada que preste esse serviço e que tenha um passado de sucesso no desenvolvimento de tecnologia para outros departamentos jurídicos e não no desenvolvimento interno da ferramenta pela área de tecnologia. 

É muito importante deixar claro que o que nunca pode acontecer é que o investimento em tecnologia não atenda a utilidade esperada, pois isso impactará a operação e trará consequências nefastas como perda de orçamento, perda de prestígio do departamento jurídico ou mesmo deixar o procedimento manual mais trabalhoso, aquele que seria modificado com o uso e implementação da tecnologia escolhida. 

Os benefícios da implementação da tecnologia jurídica nos departamentos jurídicos trazem benefícios tangíveis para o próprio departamento e para seus clientes internos e externos, como melhor aproveitamento de recursos, menores custos, cobertura global, maior transparência, aumento de eficiência, menos erros e melhor administração do tempo dos advogados.

Levando em conta as considerações anteriores, se for alcançada uma correta implementação da tecnologia, este será um fator chave para o sucesso do departamento jurídico que terá a liderança em inovação diante de seus pares.