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Por que é importante contar com KPIs (Key Performance Indicators) ou indicadores de desempenho? Quais são os principais indicadores? Qual é a sua utilidade?
Pensemos que, no geral, em uma firma jurídica estão trabalhando em uma ampla diversidade de casos, causas ou assuntos de diferentes magnitudes, tempo de execução e variadas áreas de prática. Cada um desses assuntos está em diferentes fases do processo: i) cotação; ii) desenvolvimento do trabalho; iii) processo de encerramento ou iv) processo de pagamento do cliente. Por sua vez, cada assunto tem uma forma de pagamento diferente: i) a ser definido de acordo com diferentes sistemas (por hora, montante fixo, mensal ou de êxito, para citar alguns), ii) quanto à forma de pagamento (determinados marcos, mensalidades, por avanço de horas, etc...). Portanto, se paramos e podemos observar à distância em que está uma firma em um instante é como usar um drone para ver o funcionamento de uma cidade, reconhecendo que existem movimentos múltiplos e de diferentes tipos.
Os indicadores de gestão nos dão a possibilidade de conhecer o desempenho associado a todos os processos possíveis existentes na firma, o que permite observar com maior clareza os processos gerais e particulares que estão corretos e quais são defeituosos. A evolução dos indicadores através do tempo reconhece os avanços em produtividade e rentabilidade de tal maneira que permite visualizar os avanços e retrocessos necessários para melhorar o desempenho.
Desenho dos indicadores
Os indicadores podem ser classificados em dois níveis, macro e micro, e em diferentes categorias ou natureza (áreas da gestão).
Indicadores macro: são aqueles que mostram o desempenho da firma como um todo, portanto são medições globais que constituem o primeiro nível de análise que permite reconhecer a situação vigente e sua evolução sobre o desempenho geral da firma e tirar as primeiras conclusões. Geram uma visão da evolução da produtividade e rentabilidade geral do negócio.
Indicadores micro: são aqueles que operam com um olhar mais microscópico e permitem reconhecer o desempenho de partes da firma, por exemplo, por áreas de prática, por equipes de trabalho, por cliente, por profissional, etc.
É importante reconhecer também que as categorias de indicadores (natureza) macro e micro dependem de cada firma, dada a composição interna das suas equipes, áreas de prática e tamanho da firma de tal maneira que possa construir aqueles que são de maior utilidade.
Nesse artigo pretendo cobrir aqueles indicadores mais significativos, entendendo que existe uma variedade grande que pode se agregar de acordo com o tipo de estúdio jurídico (por tipos de modelo de negócio, tamanho, quantidade de áreas de prática, organização das equipes e tipos de clientes, entre outros).
Categorias de indicadores macro e micro: em cada uma se especifica se seu alcance é macro e/ou micro. Existem indicadores de diferente sofisticação e significação.
Indicadores financeiros: Estes indicadores mostram a evolução da firma do ponto de vista econômico e permitem ajustar e tomar decisões relacionadas às áreas de vulnerabilidade ou força existentes. Permite agir para corrigir o funcionamento da firma para que alcance melhores resultados em crescimento, rentabilidade e produtividade.
- Cumprimento do orçamento: mede o cumprimento de um período prolongado (de trimestral a anual) tanto das receitas quanto das despesas planejadas para o ano. É medido em termos percentuais e absolutos. Atualmente, este é um indicador comumente usado nas firmas (macro e micro).
- Rentabilidade: é medida percentualmente a relação entre o lucro final (antes e depois de impostos) e a venda produzida por honorários faturados (descontados os gastos atribuídos ao cliente, reembolsáveis). (Macro, para análise micro requer outro enfoque).
- Controle de gastos reembolsáveis: mede a capacidade da firma de cobrar os gastos reembolsáveis aos clientes, é medido em forma absoluta (valor em dinheiro) e porcentagem de realização (macro e micro).
- Ponto de equilíbrio: é a venda mínima em um período particular para financiar o escritório que deve incluir um valor mínimo a cobrir para os sócios que devem ser retribuídos pelo seu trabalho. É medido o valor em dinheiro por períodos mensais e anuais (macro).
- Desempenho da cobrança: mede a capacidade de cobrança mediante a quantificação, valor em dinheiro, da quantidade de meses pendentes a serem cobrados na relação com a faturação mensal média. Como informação adicional, é habitual manter o controle da antiguidade da faturação pendente a ser recebida (macro e micro).
- Estrutura de custos: mede a relação entre custos diretos (custo dos advogados) e a venda e a relação entre os custos indiretos (administração geral) e as vendas. Se expressa de maneira percentual (macro).
- Custo médio da hora faturada: mede o valor do custo médio por cada hora efetivamente faturada. É calculado dividindo o custo total do escritório por horas totais faturáveis (macro e micro).
Indicadores de operação ou produção: estes indicadores mostram a evolução da firma do ponto de vista da operação do serviço jurídico gerando uma visão da produtividade vigente e sua variação no tempo. Ajudam a reconhecer ações que tendem a melhorar a produtividade e geram um incremento de rentabilidade. Expressado de outra forma, entregam informação relevante para reconhecer espaços de melhora na “produção” interna.
- Capacidade instalada: é definida como a quantidade de horas disponíveis para gerar faturação. Requer estabelecer as horas dias disponíveis por nível profissional esperadas para faturar a clientes. É medida definindo a disponibilidade de horas mensais e anuais esperadas multiplicando o número de advogados por horas por advogado (macro e micro).
- Utilização da capacidade: é a comparação entre as horas efetivas faturadas e a capacidade. É expressa em termos percentuais (macro e micro).
- Hora média de horas faturáveis por dia: mede para o estudo geral e para os advogados em particular o número de horas faturáveis médias por dia efetivamente (macro e micro).
Indicadores comerciais: mostram a evolução da firma do ponto de vista comercial. Reconhece espaços de negociação com clientes, espaços de maior e/ou menor rentabilidade e evolução de preços cobrados, entre outros. Ajudam a reconhecer ações que tendem a melhorar a rentabilidade e classificação de clientes, estratégias de crescimento com o propósito de desenvolver um modelo de negócio mais preciso e conveniente. Expressado de outra forma, entregam informação relevante para reconhecer espaços de melhora na rentabilidade da firma.
- Preço médio cobrado efetivo: mede o valor médio real cobrado por hora faturável. Se calcula dividindo a renda faturável total por horas totais faturáveis. É medida a porcentagem deste preço médio em relação com o preço teórico médio (preço de “lista”) (macro e micro).
- Captação de clientes: mede a capacidade para captar ou “resgatar” clientes. É definida a quantidade de clientes totais e se calcula a porcentagem deles em relação ao total de clientes vigentes (macro e micro).
- Rentabilidade de clientes: é listada a rentabilidade de cada cliente considerando dois olhares: i) preço médio cobrado comparado com o preço teórico médio e ii) preço médio cobrado comparado com o custo médio da hora faturável.
Cada firma de acordo com o seu nível de desenvolvimento, tamanho e alcance em áreas de prática e mercado poderá desenhar seu quadro com KPIs fundamentais. A área de administração deverá entregar a informação com uma linguagem simples sobre o significado de cada indicador e modo de melhorá-los com o tempo.
Em suma, “a informação nos fala” e nos ajuda a tomar decisões econômicas na “produção” do serviço e na negociação e desenvolvimento comercial de clientes. Parra isso não basta conhecer o desempenho geral da firma, mas também é conveniente e necessário conhecer o desempenho de cada uma das suas partes de tal forma que se possa atuar estabelecendo focos de melhora.
*Gustavo Rodríguez Lazcano é sócio da GRSoluciones. Por mais de 20 anos assessorou mais de 40 estúdios de advogados no Chile e na América Latina ([email protected])
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