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Existe um fenômeno interessante: os sócios e advogados seniores têm a maior carga de trabalho. / Unsplash, Romain V
Existe um fenômeno interessante: os sócios e advogados seniores têm a maior carga de trabalho. / Unsplash, Romain V

Como foi liderar uma firma à distância durante a pandemia na América Latina

Representantes dos escritórios de vários países contam como vivenciaram os tempos de Covid-19
por Ana Karen de la Torre
publicado em16/12/2020
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Com a chegada do coronavírus, a dinâmica de trabalho das firmas em todo o mundo mudou. A advocacia, como a maioria das profissões, teve que ir para o trabalho remoto: as reuniões semanais se fizeram diárias de forma quase forçada. O trabalho em equipe e as videochamadas com clientes muitas vezes foram interrompidos por gritos infantis.

Tarefas domésticas, trabalho escolar, compras, restrição de mobilidade e uma angústia que, por cultura, foi socializada. Tudo, simultaneamente, confundiu as barreiras da vida profissional e pessoal.

“Antes da pandemia, eu não conhecia a casa de 80% dos que trabalham comigo. Agora eu conheço todas. Não conhecerei toda a casa, mas conhecerei muitos de seus espaços”, disse-me Alberto Rebaza, sócio-gerente da firma peruana Rebaza, Alcázar & De Las Casas, que levei para a minha sala por alguns minutos (antes de nossa conexão falhar). "Acredita-se que com a Covid-19 estamos mais distantes, mas acredito que com todas essas plataformas, de alguma maneira, estamos mais próximos".

Marcos Ibargüen, sócio-gerente do escritório de advocacia guatemalteco QIL + 4 Abogados (Quiñones, Ibargüen, Luján & Mata, S.C.), concorda com essa ideia. "Se tivéssemos essa conversa antes da pandemia, provavelmente teria sido apenas por áudio. Essas plataformas nos colocam à mesma distância de qualquer pessoa no mundo." A entrevista com Ibargüen, aliás, foi interrompida por alguns instantes pela minha gata Liliana, que caminhava no meu computador espreguiçando-se. O sócio riu com esse "incidente" e mencionou que a cena lhe era totalmente familiar: ele conheceu os bichinhos de estimação de quem trabalha com ele e - até mesmo - os de seus clientes.

Francisco Javier Illanes, sócio-gerente da firma chilena Cariola, Díez, Pérez-Cotapos, identificou em seu escritório dois tipos muito característicos de realidades. A primeira é formada por advogados jovens e solteiros que, embora inicialmente pudessem ser classificados como muito produtivos, depois de passados ​​os meses de reclusão, seu ânimo caiu. O diagnóstico foi que este grupo, em particular, sentia falta da convivência do escritório, afinal trabalhar com os advogados mais experientes fazia parte do seu crescimento profissional. “Na distribuição do trabalho, nesta modalidade, encontramos um fenômeno interessante que é comum a muitos outros escritórios, não só o nosso: sócios e advogados seniores concentram a maior carga de trabalho e não chegam muitas tarefas para os mais jovens” .

Um segundo grupo, de profissionais com convivência familiar, principalmente com crianças pequenas, teve que se adaptar para ampliar sua rotina: levantar mais cedo para acompanhar o processo de aprendizagem dos filhos e adaptar-se para fazer seu trabalho. “Foi difícil detectar isso, porque os advogados nem sempre são totalmente transparentes e querem falar sobre os seus problemas. Tivemos que distinguir essas nuances com muitas conversas”, diz Illanes.

Cecilia Mairal, do estúdio argentino Marval O'Farrell Mairal, complementa a ideia de Illanes: “tivemos que conceder maior liberdade em termos de horários e local físico de trabalho; estamos em comunicação contínua das necessidades e realidades de todos os membros da equipe”. Da mesma firma, o sócio Santiago Carregal detalha que a aceleração do mundo virtual, ao qual o trabalho remoto pode se adaptar facilmente, foi muito importante para que os funcionários e os advogados sentissem que a administração estava próxima de suas necessidades.

José María Eyzaguirre, da firma Claro y Cía, localizada no Chile, reflete que embora trabalhar em casa dê a oportunidade de tratar temas prioritários em paralelo, por outro lado, a situação nos fez perceber o valor da presença, de contato pessoal com quem trabalhamos. "As pessoas ainda querem voltar para seus escritórios, ver os rostos uns dos outros, conversar e se distrair um pouco."

Luis Manuel Castro, do BLP Legal - Costa Rica, conclui que assim como a virtualidade significava resgatar horas de vida, a pandemia expôs uma realidade extremamente complexa: “doenças, perda de empregos e mortes. Tivemos sucesso em ser solidários. Somos uma organização talentosa e o que fazemos não pode colocar em risco a qualidade de vida ou os ativos intangíveis gerados pela organização no contexto da pandemia ”.

O contexto levou as firmas a olhar para dentro. Por exemplo, Daniel del Río, sócio do Basham Ringe y Correa no México, comenta que a situação levou a firma a mudar sua forma de gerir as pessoas e apoiá-las em situações de incerteza e crise. “Foi um grande desafio, porque no início foi exigida a participação de todos para nos adaptarmos às longas horas de trabalho, mas assim que entramos na nova dinâmica tudo ficou mais fácil”. Também do escritório Basham, Juan José López de Silanes acrescenta que a mudança foi suportável porque há dois anos a gestão da firma foi reestruturada, de forma que os sócios estiveram mais envolvidos em todos os temas.

Para aqueles que lideram as firmas, a tarefa mais difícil dessa mudança foi consolidar essa liderança por meio de uma tela.

Liderança à distância

“Tudo o que se refere à tecnologia tem sido a parte fácil”, diz Alberto Rebaza, “a questão mais complicada e o que mais nos concentramos foi em identificar as pessoas que estavam deprimidas, cansadas ou angustiadas e poder ajudá-las”.

Algo comum dos entrevistados para esta reportagem é que no início do isolamento falaram com todos os integrantes das suas firmas: equipe administrativa, advogados e lhes disseram que não se preocupassem porque iriam manter seus empregos.

No caso de Cariola, Díez, Pérez-Cotapos, uma das dinâmicas que colocaram em movimento para sustentar o ânimo dos seus colaboradores consistia em organizar encontros sociais virtuais e não propriamente de trabalho. O objetivo era lembrar às pessoas que elas são importantes para a firma.

Na QIL + 4 Abogados, os oito sócios se dividiram em grupos para servir, como coaching, a todos os integrantes do escritório. Suas reuniões aconteciam pelo menos uma vez por semana. "No mês de agosto estávamos confortáveis ​​e não havia mais tanto medo", comenta Marcos Ibargüen.

O que é funcional para a equipe da firma Rebaza, Alcázar & De Las Casas é que, para além das reuniões gerais e setoriais abertas a quem quiser participar, os sócios dedicam pelo menos uma hora por semana para fazer uma videochamada aberta e assistir a qualquer tipo de consulta de maneira individual.

Luís Manuel Castro detalha que com o programa de town hall meetings do BLP Legal, que acontece a cada 15 dias, os funcionários se sentem bem conectados e muito mais próximos.

No início da pandemia, especulou-se que as firmas iriam deixar para trás a ideia de manter seus escritórios. Hoje isso está descartado. Os entrevistados concordam que é preciso ter esse espaço e deixá-lo aberto para quem precisa. A aposta de todos é fazer uma mistura entre trabalho remoto e trabalho presencial.

Empatia com os clientes e vice-versa

Assim como acontece com os membros dos escritórios de advocacia, as conversas com os clientes se tornaram mais próximas de várias maneiras.

“Antes da pandemia, o advogado sempre usava gravata, agora está comprovado que o cliente não liga para isso, o que importa é o atendimento. A pandemia exigiu muita empatia ”, diz Marcos Ibargüen. Empatia é talvez a palavra mais repetida nas entrevistas deste artigo. Um mecanismo de especialização, atualização, layout e mudança.

A reflexão de Francisco Javier Illanes é que houve um desenvolvimento da sensibilidade diante da delicada situação econômica. “Mesmo devido à cultura latina, a primeira coisa que se fazia ao falar com os clientes era perguntar como estavam lidando com a situação; você tinha que ver que eles estavam lá, em casa, sem o pessoal, com todo o estresse, sem nem apoio para conectar as ligações ”.

Cecilia Mairal comenta que o escritório percebeu a necessidade de manter canais de comunicação fluidos e "disponibilidade extremamente alta" para que os clientes se sintam próximos. “Focamos na importância de manter a mesma qualidade, mas com uma resposta mais rápida, mostrando-lhes disponibilidade para os acompanhar nos desafios inéditos que se apresentavam; também adaptamos nossos esquemas de faturação quando foi necessário”.

Segundo Luis Castro, as empresas tiveram que repensar suas despesas: “nós fazemos parte dessa despesa. Entendemos que como uma firma que busca relacionamentos de longo prazo e com verdadeiras parcerias com nossos clientes, devemos nos adaptar e estar receptivos às suas necessidades. Nessa perspectiva e sem sacrificar valor nem baratear o nosso trabalho, recorremos a esquemas de reestruturação para determinados pagamentos e esquemas como o destacamento de advogados da firma por períodos predefinidos ”.

Daniel del Río menciona que na firma Basham o objetivo era adaptar-se às necessidades dos clientes e, embora fosse uma exigência geral, o escritório tomou as providências necessárias para atender a todos os requisitos. Juan José López de Silanes acrescenta que ao mesmo tempo avançaram na busca de soluções para os problemas futuros para tranquilizá-los e dar-lhes valor agregado: "necessitamos continuar trabalhando nas questões de administração de clientes para melhorar a relação que temos com eles e continuar a acompanhá-los".

2021 e metas cumpridas

Este ano demonstrou as dificuldades e possibilidades de trabalhar à distância, algo que exige um equilíbrio. No melhor cenário, a América Latina começará a ser vacinada em meados de 2021 em um processo lento que dependerá dos acordos que os governos estabelecerem.

Apesar das dificuldades, as firmas que participaram deste texto atingiram suas metas orçamentárias e, com certo otimismo, têm planos de expansão para 2021. A boa notícia não se limita ao nível econômico, a isso se soma a aquisição de novas tecnologias e o fortalecimento das equipes de trabalho com forte ênfase na qualidade de vida e na proximidade.

O que segue? Incerteza, sem dúvida. Segundo José María Eyzaguirre, o problema da Covid-19 não foi resolvido e as firmas devem continuar experimentando. "Acredito que as firmas no Chile e em grande parte da América Latina terão que navegar com condições econômicas relativamente modestas e um horizonte de significativa incerteza política." Será um ano de eleições gerais para vários países, haverá oportunidades de retomada econômica e algumas áreas terão muito mais trabalho do que outras.

Alberto Rebaza tem como hipótese de que esta situação acelerou a concorrência diferenciada dos distintos serviços. “Antes, um escritório de bons advogados, com uma boa equipe, competia com outro escritório de bons advogados, este era um concurso tradicional, ganhava o escritório que talvez pudesse se apoiar nas grandes firmas e esse tipo de coisa. Hoje a competência é para o Zoom e o que importa é a proposta de serviço”. Nesse nível, as firmas pequenas e especializadas terão certas vantagens.

Este ano, como diz Luís Castro, foi tão importante que provavelmente houve mais avanços do que na última década.

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