Apesar do título deste artigo, não vamos falar de dinheiro, mas sim de documentos. Organizar e guardar documentos não é uma tarefa trivial, visto que deva ser observado o valor histórico, a utilidade e a frequência de uso e assim definir o que será guardado e por quanto tempo. Uma coisa é certa: se o documento não estiver acessível, é como se não existisse.
E mais do que isso, seu arquivamento deve seguir uma metodologia sobre o tempo que deve ser guardado. É disso que trata a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), que teve uma versão aprovada em setembro de 2021 pelo Conselho Nacional de Justiça e pode guiar os gestores públicos do CNJ sobre o tempo de guarda de documentos.
De acordo com o Arquivo Nacional, a TTD é um instrumento que define o ciclo de vida do documento e é elaborada a partir de uma análise que separa aqueles que têm guarda temporária daqueles permanentes e, consequentemente, visa a eliminação dos documentos cuja manutenção não seja necessária.
Este instrumento deve ser aprovado pela autoridade competente e relaciona as séries documentais que os documentos integram, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do Município.
Todos estes processos representam uma evolução do sistema jurídico de guarda de documentos, iniciado com a Constituição Federal de 1988, que no seu § 2º do art. 216 fixa o dever da Administração Pública de manter arquivos e de criar sistemas para que esses possam ser acessados pelos cidadãos. Isso sem falar do direito dos usuários do serviço público às informações (art. 37, § 3º, II, da Constituição Federal) e do direito dos cidadãos às informações da Administração Pública e o dever de prestá-las (art. 5º, XXXIII, da Constituição Federal).
A regra ganha uma dimensão maior na esfera pública em função da necessidade de se cumprir a Lei da Transparência ou Lei de Acesso à Informação (LAI - 12.527/2011). A esta soma-se a Lei Federal nº 13.460, de 26 de junho de 2017, conhecida como Código de Defesa do Usuário do Serviço Público e que dispõe sobre a participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da Administração Pública, que está em vigor nos âmbitos federal, estadual e municipal, determinando que os municípios brasileiros acima de 10 mil habitantes devem se adequar às exigências da lei e podem criar uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
Mas não é porque o documento é eletrônico que não precisa seguir uma ordem. Com o volume cada vez maior de trocas digitais, a organização de documentos digitalizados também precisa ser disciplinada e seguir uma metodologia porque o lixo eletrônico poderá se tornar um problema tão grande quanto o volume de papéis acumulado. No serviço público, a gestão de documentos está totalmente aderente à transparência dos atos públicos e ao direito à informação dos cidadãos. Porém, como as novas tecnologias e a informatização se transformaram em um catalisador da transparência, deve-se seguir uma metodologia de gestão documental para dar acesso às informações aos cidadãos.
Isso pode acontecer de forma ativa, quando o documento é disponibilizado na internet mesmo sem ser solicitado, ou na forma passiva quando as informações solicitadas são entregues através de uma chave de acesso, caso o documento já esteja digitalizado. Pela Lei de Acesso à Informação, depois de solicitado o dado, a resposta deve chegar ao requerente em até 20 dias, no máximo, prorrogáveis em até mais 10.
Em relação à obrigação de manter os documentos organizados, cabe ressaltar que as informações que estão nos arquivos municipais são de propriedade pública, ou seja, o gestor público tem o dever de manter os documentos conservados, e, mediante um processo ágil e assertivo, disponibilizar o acesso às informações, promovendo a transparência dos atos administrativos e atendendo também a legislação.
Mas a gestão de documentos começa bem antes do processo de armazenagem: antes de arquivar, recomenda-se estabelecer critérios para que não seja guardado algo que só irá ocupar espaço, seja físico ou virtual. Ou seja, prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados. E disso que trata a tabela de temporalidade dos documentos.
Depois, cada arquivo guardado deve ser conservado de maneira adequada. Se um documento estiver arquivado corretamente, também será mais fácil resgatá-lo, com impacto direto sobre a agilidade na tomada de decisão, na produtividade e na redução de tempo na busca por dados.
Conclui-se que, face as atuais legislações, todo gestor público tem a obrigação de criar um plano de classificação de documentos e seguir uma tabela de temporalidade, duas ferramentas essenciais do programa de gestão de documentos. A utilização desses instrumentos, além de possibilitar o controle e a rápida recuperação de informações, orientará as atividades de racionalização da produção e do fluxo documental, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, autorizando a eliminação criteriosa e segura dos documentos desprovidos de valor e a preservação dos documentos de guarda permanente, aumentando desta forma a eficiência e a eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública municipal.
*Amaury Cunha Carvalho é sócio da Sistêmica Gestão do Conhecimento Ltda. e diretor da G4 Soluções em Gestão da Informação - OM30. Aline Cristina atua como supervisora em Gestão Eletrônica de Documentos na OM30. Janaína Lopes especialista em Gestão Eletrônica de Documentos com ênfase em Administração Pública na OM30.
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