Por que é importante repensar os escritórios? Nenhuma firma pode ignorar a necessidade que existe de avaliar o sistema que implementará uma vez que as condições permitam a reintegração ao lugar de trabalho.
A experiência vivida desde o começo de 2020 nos demonstrou que o trabalho remoto e, portanto, os horários flexíveis são viáveis. Ficou demonstrado que para a maioria das firmas o resultado econômico do exercício de 2020 foi similar ou melhor que o de 2019. Igualmente, ficou evidente que os profissionais podem ser tão produtivos trabalhando a distância quanto presencialmente.
O chamado modelo híbrido parecia ser a fórmula que toda firma deveria implementar. Foram realizadas inúmeras pesquisas a nível geral dentro do setor e dentro de uma série de firmas a fim de reconhecer a posição dos seus profissionais e pessoal administrativo sobre o retorno aos escritórios.
Para Lynda Gratton, no seu artigo How to do Hybrid Right publicado na Harvard Business Review, como resultado da pandemia, o pessoal está vendo a vantagem de uma maior flexibilidade de onde e quando trabalham.
As empresas estão reconhecendo a oportunidade única de reiniciar seu trabalho utilizando um modelo híbrido. O desafio é que o modelo híbrido unicamente terá sucesso se for projetado levando em consideração as preocupações do seu pessoal e não só as institucionais.
Conclui que as empresas têm que avaliar a tomada de decisão a partir das seguintes perspectivas: funções e responsabilidades do seu pessoal; a preferência deles; o trabalho e seu fluxo; inclusão e equidade.
Veja também: O Debate LexLatin no qual discutimos como serão os escritórios do futuro no setor jurídico. Assista na continuação!
A pesquisa realizada por LexLatin dentro do debate “Escritórios do futuro”, evento organizado em associação com KermaPartners, que recolhe respostas de 521 participantes, reflete que 77% opina que a maioria do pessoal profissional e administrativo deseja um modelo híbrido frente a um modelo totalmente remoto ou presencial.
Além disso, em relação à implementação do modelo híbrido, 32% considera redesenhar seu espaço e 32% reduzir ou redesenhar o espaço que já tinham.
Opinaram que o impacto mais importante no modelo híbrido, de maior para menor, é a colaboração e comunicação interna, o manejo da equipe de trabalho, o bem-estar dos advogados e pessoal administrativo, otimizar o espaço, redefinir funções e responsabilidades e serviço e comunicação com clientes.
A decisão da mudança
“Tivemos conversas com líderes de escritórios de advocacia e há certos temas fundamentais que surgiram quanto ao espaço, por exemplo, como mudará a mobilidade no espaço de trabalho? Que serviços serão os mais impactantes? Como reinventar o escritório privado?”, compartilhou Mariela Buendía-Corrochano, diretora principal de design na Gensler, para introduzir a pergunta que permeia os conselhos de direção dos escritórios: é necessário repensar o modelo de escritórios?
Para Santiago Carregal, presidente do escritório argentino Marval O’Farell & Mairal, a resposta é imediata: sim. Por outro lado, a opinião de José María Eyzaguirre, sócio-diretor da Claro, escritório chileno, contrasta e é um 'não'. Manuel Galicia, sócio-diretor do Galicia Abogados, no México, coloca uma trégua no tempo e explica que a decisão de seu escritório é deliberar sobre isso assim que voltarem à modalidade presencial.
A posição destes três líderes reflete a diversidade de critérios quanto aos escritórios do futuro.
Claro, a aposta pela interação física
“Para nós, a presença no trabalho é fundamental”, diz José María Eyzaguirre. “O híbrido ou a modalidade remota são apenas instrumentos, mas não vão ser nunca prioritários nem primordiais. Vamos favorecer sempre o presencial”.
O Claro é composto por aproximadamente 100 advogados; de acordo com Eyzaguirre, é um modelo "compacto" e mais fácil de manusear. De acordo com o sócio-diretor, a grande maioria dos colaboradores manifestou o desejo de retornar pessoalmente aos espaços do escritório, o que tem sido feito eventualmente, desde que as medidas, devido à crise sanitária, tenham permitido.
“Contamos com sistemas de turnos que deixam o trabalho em grupo mais eficiente. Por exemplo, um dia todos os administrativos vinham, depois alternavam as equipes”, menciona.
Para a cultura da firma foi determinante o trabalho colaborativo, físico. Acredita-se que isso é fundamental para o desenvolvimento de talentos e para gerar soluções com criatividade, em equipe.
“Acreditamos que não poderíamos fazer o que fazemos sem esse contato, sem essa interação mais ou menos permanente”, conclui.
O objetivo do escritório foi fixado em aprofundar ao máximo o desenvolvimento da tecnologia e a segurança. A pretensão é seguir utilizando o trabalho remoto para dar flexibilidade a profissionais que o requerem por seus contextos familiares ou de saúde.
Modelo Galicia: será melhor tomar a decisão quando voltar
“No longo prazo eu acredito que o modelo de teletrabalho não é algo que pode funcionar tão bem”, reconhece Manuel Galicia.
“Para pensar no escritório do futuro e o que foi o escritório, nos parece importante chegar a um consenso”.
O sócio do escritório mexicano expõe que desde o início do ano não só o comitê executivo, como os sócios falam com especialistas em arquitetura, em imobiliária, sistemas ágeis e tecnologia para enriquecer o processo de tomada de decisões.
“Fizemos uma nova pesquisa com resultados muito diferentes da primeira que fizemos há um ano: hoje 80% das pessoas vê como atrativo voltar ao escritório em um sistema híbrido ou de tempo integral no escritório. 20% quer o modelo remoto. Mas dentro desse grupo, mais da metade reconhece o valor de estar no escritório”.
Manuel Galicia comenta - além disso - que grande parte da equipe do escritório não supera os 40 anos de idade e o modelo tradicional de trabalho não lhes é atrativo. Uma razão para não só replanejar o uso do espaço físico do escritório, mas o modelo de negócio e a importância da flexibilidade.
“Precisamos reforçar muito mais a confiança entre as pessoas. Deixar atrás a contagem de horas”.
Leia também: O novo modelo de trabalho dos escritórios de advocacia
Marval e a reestruturação de um edifício
O edifício do Marval O’Farell & Mairal está localizado no centro de Buenos Aires. Antes da pandemia, os mais de 300 advogados, 500 pessoas contando administração, tinham um espaço definido nos 14 andares do escritório.
Isso mudou: “os escritórios de todo Marval vão ser escritórios, talvez seja uma palavra ruim, despersonalizados”, comenta Santiago Carregal e continua: “parece que estão tirando a alma. Já estamos no décimo andar compartilhado”.
De acordo com o sócio administrador, o futuro dos escritórios deve ser um modelo híbrido, algo que implica a reformulação do espaço e também da forma de trabalho.
“Projetamos um aplicativo que basicamente faz perguntas sobre saúde e autoriza a reserva do escritório de 1 a 15 dias. É um esquema com inteligência artificial que cada um, pela categoria do advogado e pela equipe, por default, vai a um escritório específico”.
Segundo Carregal, um dos grandes problemas do trabalho remoto a resolver é o reforço da criatividade que surgia com os encontros espontâneos com os membros da equipe. Assim, com esta modalidade híbrida, pretende-se conceber espaços colaborativos que fomentem os encontros das pessoas, para interagirem e fazerem brainstorming.
“95% das pessoas no escritório querem um trabalho híbrido no melhor dos dois mundos. É muito difícil encontrar esse mix desde o primeiro dia. Com certeza vamos cometer erros e isso é como se fosse um app: você lança uma ideia e corrige 700 vezes com 500 atualizações”.
Aos clientes nada importa de onde trabalhamos, mas a eficiência, a eficácia e a produtividade.
Santiago Carregal detalha que o escritório descentralizou o mundo presencial e acelerou sua digitalização.
“Há uma horizontalidade e democratização maior no sentido de que o cliente liga para quem quiser da estrutura, por qualquer plataforma que quiser: WhatsApp, e-mail, Zoom, Teams, LinkedIn. Ele chama quem ele considera que resolve o problema e pula todas as estruturas piramidais que fazemos há anos: o sócio, o associado, e assim por diante”.
A fórmula está nas culturas dos escritórios
Há uma fórmula de composição nos escritórios das firmas, segundo Mariela Buendía-Corrochano, e tem a ver com a liderança: os sócios das firmas, seu contexto, seu país e sua cultura.
A arquiteta menciona que embora esteja apostando nos escritórios não atribuídos nos novos projetos; em praticamente todos os projetos que assessora, foi deixado um espaço que reflete o coração do escritório, sua identidade.
“O espaço de trabalho está sendo utilizado como ferramenta de trabalho, não só para atrair pessoal, mas também como elemento de conexão, de cultura”, comenta.
A posição dos palestrantes no debate reflete uma realidade: não há uma posição única quanto ao modelo que seguirão, o impacto da pandemia continua se desenvolvendo e tudo nos faz pensar que continuaremos enfrentando os efeitos de suas variantes por um tempo ainda indeterminado. A realidade de cada escritório os levará a implementar o modelo de trabalho que melhor se adapta à sua situação.
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