Compliance: quando terceirizar investigações para escritórios de advocacia?

Todo programa de compliance sério deve incluir um guia de investigação que ajude adequadamente a apurar, resolver, tornar transparente e relatar os resultados das preocupações e reclamações de colaboradores, clientes e fornecedores que tenham sido externadas pelos canais de comunicação, em alguns casos por meio da linha de denúncia (hotline), dos processos de porta aberta ou pela comunicação diretamente com os comitês de integridade, auditoria ou ética, dependendo do tipo ou tamanho da organização com a qual colaboramos. Vamos partir dessa premissa.

Os guias de investigação devem apresentar uma classificação clara e precisa dos incidentes relatados, definir funções e responsabilidades dos departamentos ou funções internas envolvidas e mapear o procedimento de investigação (interno e externo), incluindo a articulação com outras áreas. Além disso, devem estabelecer diretrizes para entrevistas, documentação e evidências a serem usadas como prova.

Também deve ser definido quem analisará o relatório da investigação, a quem será comunicado e como os documentos serão arquivados, bem como prazos de retenção e regras de confidencialidade.

As preocupações e reclamações recebidas por meio dos canais institucionais são indicadores importantes do amadurecimento da cultura de compliance de uma organização. As investigações resultantes desempenham um papel crucial para garantir a conformidade com as leis, regulamentos e políticas internas.

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Neste contexto, surge a questão: É vantajoso terceirizar as investigações para escritórios de advocacia? Neste artigo,vamos explorar alguns benefícios de terceirizar as investigações de conformidade e forneceremos recomendações para organizações que consideram essa abordagem.

Entre as vantagens que encontramos, estão as seguintes:

1. Riscos com impacto legal ou reputacional: muitas organizações definem em seus guias de investigação a necessidade de recorrer a escritórios de advocacia externos em investigações quando estas representam um risco significativo nos impactos jurídicos ou reputacionais, ou quando já foi realizada internamente, mas se detecta que não foi tratado corretamente, pois pode ser que tenha havido algum tipo de conflito. Por isso, é preferível ter um especialista envolvido no processo de investigação que possa detectar impactos em diversos contextos, bem como medi-los e controlá-los com ações preventivas e proativas.
2. Experiência e objetividade: escritórios de advocacia especializados em investigações de conformidade possuem amplo conhecimento de estruturas legais e regulatórias. Sua experiência permite que eles naveguem em situações complexas, interpretem a lei com precisão e conduzam investigações completas. Além disso, os advogados externos trazem uma perspectiva nova e imparcial ao processo, evitando possíveis conflitos de interesse que os investigadores internos poderiam enfrentar.
3. Independência e imparcialidade: a terceirização de investigações para escritórios de advocacia garante uma avaliação independente e imparcial das práticas de compliance da organização. Os advogados externos não são influenciados por políticas internas ou relacionamentos pessoais dentro da organização, o que aumenta a credibilidade e a integridade do processo investigativo.
4. Otimização de recursos: a realização de investigações de conformidade internamente requer alocação de tempo e recursos consideráveis. Ao terceirizar essas investigações, as organizações podem aproveitar os recursos e a experiência de escritórios de advocacia externos, aliviando a carga das equipes internas. Isso permite que a equipe interna se concentre em suas responsabilidades diárias, garantindo que a investigação receba a atenção que merece.
5. Acesso a ferramentas e técnicas especializadas: os escritórios de advocacia externos geralmente possuem ferramentas, metodologias e tecnologias avançadas especificamente projetadas para conduzir investigações de conformidade. Esses recursos permitem que os advogados externos coletem, analisem e apresentem evidências de forma mais eficaz, levando a descobertas mais precisas e abrangentes.

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Caso o programa de compliance, ou os comitês de auditoria, ética ou integridade da organização incluam em seus guias de investigação a conveniência de utilizar escritórios de advocacia nas investigações, recomendo incluir e considerar os seguintes pontos:

• Selecione um escritório de advocacia experiente:

É essencial escolher um escritório de advocacia com reputação de integridade e histórico comprovado em investigações de compliance. Fatores como experiência do escritório, conhecimento do setor e experiência em casos semelhantes devem ser levados em consideração. Sugiro refletir: como saber se a reputação do escritório de advocacia está alinhada com os princípios de integridade da minha organização? Para isso, é importante realizar uma due diligence antes de se comprometer.

• Defina objetivos, critérios:

As organizações devem definir metas, critérios e expectativas claras ao terceirizar as investigações de conformidade. Isso garante o alinhamento entre a organização e o conselho externo quanto aos resultados desejados e ao escopo da investigação. Os critérios podem ser baseados em vários itens: pelo tamanho ou repercussão dos impactos jurídicos e reputacionais, pelo valor em caso de perda patrimonial, pelo cargo ou nível organizacional dos envolvidos na investigação etc.

• Avalie o Custo-Benefício:

Realize uma análise completa de custo-benefício para determinar se a terceirização de investigações de conformidade é financeiramente viável para a organização. Os benefícios potenciais de longo prazo devem ser considerados, como riscos de reputação reduzidos e melhores práticas de compliance.

Concluindo, embora existam prós e contras em terceirizar as investigações de conformidade para escritórios de advocacia, os benefícios de sua experiência, objetividade e independência geralmente superam as dúvidas. Ao selecionar cuidadosamente escritórios de advocacia respeitáveis ​​e estabelecer canais de comunicação eficazes, as organizações podem garantir investigações completas e imparciais que melhorem as práticas de conformidade e mitiguem riscos potenciais.

*José Gerardo Vazquez é parceiro da SMPS Legal, especificamente na área de Compliance & ESG. Ele tem um histórico de mais de 25 anos de experiência e é especialista em questões ESG (Environmental, Social and Governance). Seu foco estratégico e comercial, principalmente nas áreas jurídica e de compliance, têm contribuído para a perenidade dos negócios e aceleração do crescimento e rentabilidade, sempre com uma visão de prevenção e proatividade, com adaptação e gestão das incertezas do mercado.