O auge da gestão de projetos jurídicos (Lawyers Management Program)

A gestão de projetos jurídicos desempenha um papel decisivo nos esforços das firmas modernas para manter a sua competitividade / Pixabay
A gestão de projetos jurídicos desempenha um papel decisivo nos esforços das firmas modernas para manter a sua competitividade / Pixabay
A beleza da gestão de projetos jurídicos está na capacidade de beneficiar os escritórios de advocacia e seus clientes, quando implementado corretamente
Fecha de publicación: 21/09/2020
Etiquetas: Gestão LexLatin

Nos últimos anos, a gestão de projetos jurídicos tem sido um dos poucos temas que, para além de ser repetidamente abordado nas equipes de alta gerência, tem atraído regularmente a atenção da imprensa especializada, blogues e conferências na área. Esse fenômeno ocorre em meio à luta das firmas para melhorar sua eficiência, aumentar sua lucratividade e proporcionar melhores experiências aos seus clientes.

Este primeiro artigo faz parte de uma série de três que discutirão o gerenciamento de projetos jurídicos. Nesta primeira parte, farei uma breve revisão do gerenciamento de projetos jurídicos para ajudar a construir o contexto antes da publicação dos seguintes artigos sobre como implementar os princípios do gerenciamento de projetos jurídicos dentro de sua própria firma.

Em um nível mais geral, o gerenciamento de projetos tem sido aplicado como o conhecemos em uma ampla gama de indústrias e profissões desde pelo menos meados da década de 1950. Em 1969, foi criado o Project Management Institute (PMI), que tem como objetivo principal promover a comunicação e o intercâmbio de informações sobre as melhores práticas na área.

É fato que o gerenciamento de projetos é uma disciplina que tem sido utilizada como padrão de referência em várias organizações de serviços profissionais, como as que agrupam consultores, contadores e arquitetos. No entanto, só recentemente começou a ser usado explicitamente em escritórios de advocacia.

Ainda assim, pode ser considerado relativamente comum no mundo jurídico. Bruce McEwen, renomado comentarista jurídico e presidente da Adam Smith Esq., afirma que "cada vez que assumimos um assunto de nossa firma, estamos colocando o gerenciamento de projetos em prática". Afinal, os advogados praticam o planejamento, delegam responsabilidades e procuram resolver as questões com o nível de qualidade exigido ou pelo menos é o que esperamos deles, certo?

Para explicar a crescente visibilidade do gerenciamento de projetos jurídicos, bem como a necessidade de implementá-lo, podemos recorrer a uma série de fatores que agrupamos em três grandes categorias:

  • Fatores centrados no cliente, que são derivados do aumento do nível de exigência por parte do cliente em termos de eficácia da gestão e suas expectativas em relação a custo e eficiência (incluindo a adoção de métodos de faturamento diferentes do cálculo por hora, como honorários fixos ou tarifas contingentes);
  • Fatores impulsionados pelo mercado, decorrentes do aumento da concorrência por trabalhos jurídicos e da demanda por abordagens mais lucrativas que, além de administrar o assunto, impliquem a gestão dos recursos que o escritório utiliza para obter resultados; 
  • Fatores internos aos escritórios de advocacia, decorrentes da busca por iniciativas que ajudem a promover, ou pelo menos a manter, níveis aceitáveis ​​de rentabilidade, dada a impossibilidade de aumentar as taxas significativamente a cada ano.

Esses fatores existem há dez anos, ou talvez mais, mas cada um se torna ainda mais importante quando considerado no contexto atual.

No entanto, surge a seguinte questão: que utilidade tem a gestão de projetos legais (LPM)? Bem, a beleza da gestão de projetos jurídicos está em sua capacidade de beneficiar os escritórios de advocacia e seus clientes, quando implementada corretamente.

Nas primeiras pesquisas sobre LPM, por volta de 2013, os participantes foram questionados sobre os benefícios que a implantação do LPM gerou para suas firmas. A este respeito, cerca de 2/3 deles indicaram como maior benefício o fato de terem “uma relação mais produtiva com os seus clientes”. Ao repetir a consulta hoje, a resposta permanece a mesma (seguida por maior previsibilidade de custos).

Há uma ampla gama de benefícios potenciais associados ao gerenciamento de projetos jurídicos que resumiremos na tabela a seguir.

Tabela 1: Benefícios do Gerenciamento de Projetos Legais (LPM)

Possíveis benefícios

para o cliente

Possíveis benefícios

para a firma

Maior previsibilidade de custos, tanto totais quanto para cada fase do projeto.

Maior satisfação para o cliente.

 

Fortalecimento da comunicação e melhor gestão das expectativas ("sem surpresas").

 

Maior rentabilidade (e realização do benefício), minimizando amortização / perdão.

 

Uma abordagem mais bem gerenciada para o trabalho jurídico.

Melhor gerenciamento de risco.

 

Maior previsibilidade (e melhoria) dos resultados finais (principalmente em questões relacionadas ao contencioso).

Diferenciação dos concorrentes (embora discutíveis, essas diferenças estão se tornando menores devido aos esforços das empresas para implementar LPM).

Trabalhos entregues "dentro do prazo e do orçamento".

Maior consistência entre os diversos escritórios e suas diversas áreas de especialidade.

Maior eficiência (por exemplo, sem a necessidade de “reinventar a roda” no trato com o cliente).

Melhor trabalho em equipe / maior eficácia entre os membros da equipe.

Maior qualidade e consistência do produto de trabalho.

Aumento da moral da equipe / melhores taxas de retenção (como resultado de investimentos em treinamento e desenvolvimento da equipe).

 

Proteção de negócios com clientes atuais.

 

Melhorias relacionadas a know-how, precedentes e treinamento.

 

 

A gestão de projetos jurídicos desempenha um papel decisivo nos esforços das firmas modernas para manter a sua competitividade, de forma a satisfazer as necessidades dos seus clientes e, fundamentalmente, reafirmar o custo e o valor dos serviços jurídicos.

É o momento certo de retirar o véu de mistério que cobre o conceito de LPM e restabelecer seu pragmatismo. O que quero dizer com isto? Embora a gestão de projetos jurídicos introduza processos, ferramentas, técnicas e tecnologias mais formais, trata-se essencialmente de gerenciar seus negócios corretamente. Alguns o caracterizam como um processo para ajudar a definir, executar e avaliar o assunto em que você está trabalhando, sustentado por uma comunicação eficaz e pela determinação das expectativas do cliente e seu cumprimento.

Pelo lado pessoal, considero que se trata de colocar o foco nos resultados proporcionados ao cliente e nos seus objetivos e, simultaneamente, proteger a rentabilidade da sua firma. Consiste em fazer o que provavelmente você já faz como advogado ou membro de um escritório de advocacia profissional, mas de forma mais consciente e proativa, utilizando as abordagens de gestão já disponíveis e utilizando a linguagem dos negócios. Para simplificar, trata-se de fazer a coisa certa da maneira mais eficaz possível.

Então, quais são os principais temas ou elementos do LPM que devemos conhecer? Ousaria sugerir seis:

  • Ter discussões mais francas sobre os objetivos e expectativas do cliente no início de cada projeto;
  • Fazer uma definição detalhada do escopo do projeto (e como lidar com quaisquer mudanças ou variações subsequentes);
  • Fomentar uma comunicação fluida e constante com os principais agentes (ou influenciadores) dentro da equipe do cliente (dentro de sua própria equipe);
  • Ser mais estruturado na hora de estabelecer o orçamento de cada projeto;
  • Colocar em prática uma gestão mais eficiente em todo o projeto (incluindo uma progressão do custo do orçamento para o custo real para as principais fases ou seções de trabalho); 
  • Obter o feedback no final do trabalho, para identificar potenciais lições aprendidas e oportunidades de melhoria (este é frequentemente um problema que os escritórios de advocacia esquecem ao implementar seu LPM).

Nas próximos duas partes desta série, exploraremos cada um desses temas.

Para aquelas firmas que já implantaram o gerenciamento de projetos jurídicos (que atualmente são muitos), ter consciência organizacional, aliado à adoção de bons princípios de LPM, também pode atuar como elemento diferenciador no mercado de imediato, assim como posicioná-los favoravelmente para o futuro.

No entanto, a gestão de projetos jurídicos tem sido considerada, com razão, como um “fator de higiene” pelos clientes na escolha dos seus escritórios de advocacia externos e passou a ser um elemento que pode determinar a escolha ou o descarte de um firma.

Portanto, agora não é o momento de interromper os esforços da gestão de projetos jurídicos, nem de decidir se você já está implementando uma iniciativa de LPM há alguns anos; é hora de ir a todo vapor.

Com isso em mente, nosso próximo artigo nesta curta série será sobre como lançar sua iniciativa de gerenciamento de projetos jurídicos ou revitalizar uma já existente.

* Stuart é cofundador e diretor da Positive Pricing. Autor do primeiro livro sobre fixação de honorários para escritórios de advocacia, negociação e gestão de projetos jurídicos (LPM), intitulado “Smarter Pricing, Smarter Profit” e publicado pela American Bar Association (conhecido como ABA - American Bar Association). stuart.dodds@positivepricing.com.

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