Em artigos anteriores, discutimos que Legal Ops (operações jurídicas) compreende uma série de processos e atividades que visam melhorar a eficiência da função jurídica de uma empresa. Dito isto, vale lembrar que o departamento jurídico de uma organização não se limita a tratar questões “puramente” jurídicas.
Semelhante a um consultório médico, a percepção comum é que sua função se limita a atender pacientes com problemas de saúde, e perdemos de vista que este gabinete também deve ser responsável pela gestão de fornecedores externos (materiais de saúde, vacinas, medicamentos), pela gestão de um sistema de contabilidade, pela gestão de uma base de dados de pacientes e pelo acompanhamento dos seus tratamentos.
O mesmo acontece dentro de um departamento jurídico, em que não só “são revisados os contratos”, o departamento jurídico de uma empresa administra um orçamento, gerencia fornecedores externos (desde um programa de softwares até um escritório de advocacia), gerencia métricas de desempenho, ministra treinamentos e gerencia conhecimento, intervém no planejamento estratégico e business intelligence e, além disso, utiliza soluções tecnológicas especializadas (legaltech).
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Se essas atividades forem realizadas de forma isolada, sem coordenação entre elas, o resultado é totalmente adverso: ineficiente, dispendioso e sem valor. Por essa razão, João Antonio Castro, vice-presidente jurídico corporativo do Grupo Intercorp, destaca que:
“A adoção de novos processos exige sempre trabalhar na cultura interna, especialmente se isso envolver desaprender algo para aprender outra coisa e adotar novos usos.”
Legal Ops é baseada em três pilares:
- talento humano,
- tecnologia e
- gestão (management).
Para que esses três elementos funcionem harmoniosamente, eles devem passar por uma curva de adaptação. Ou seja, deve ocorrer uma transformação cultural e este é um dos principais desafios de um modelo de operações jurídicas.
Desses três elementos, a tecnologia pode ser posicionada como o mais desafiador dentro do processo de adaptação. Com a velocidade com que a tecnologia avança e a existência de ferramentas cada vez mais sofisticadas (por exemplo, a inteligência artificial), não é ousado dizer que a utilização de soluções tecnológicas pode tornar-se um processo complexo que reduz a fluidez do processo modelo de Legal Ops.
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Segundo Castro, esse processo é cada vez mais comum em nosso ambiente com mudanças contínuas na tecnologia.
"O mindset do nosso povo já incorpora esta premissa e assume que estamos num contexto que nos exige mudanças e adaptações, cada vez com mais frequência.”
Com o objetivo de aprofundar o uso da tecnologia em Legal Ops e a importância do alinhamento aos objetivos de negócio, como parte de uma transformação cultural, a LexLatin conversou com Juan Antonio Castro, que faz parte do programa executivo Operações Jurídicas: Excelência Operacional em Gestão Jurídica e Escritórios de Advocacia.
Uma nova edição está prestes a começar, de 3 a 17 de outubro. Para completar a inscrição no programa e consultar informações sobre o seu conteúdo, clique aqui. Lembre-se que o espaço é limitado!
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Curva de aprendizagem
Na sua opinião, qual é a melhor forma de gerenciar a dinâmica de “tentativa e erro” em relação à adoção de tecnologia em um escritório jurídico?
João Antonio Castro: Acho que você tem que correr riscos controlados. Desde que haja uma boa preparação, os erros podem resultar em aprendizado valioso. É preciso apostar na mudança e estar preparado para que surjam imprevistos que devem ser tratados como tentativa-erro e aprendizagem-melhoria.
Qual seria o risco se a transformação digital do negócio e a assessoria jurídica não estivessem alinhadas?
João Antonio Castro: Eles devem estar alinhados. A consultoria, para ter sucesso, implica ser capaz de compreender o negócio e antecipar as necessidades e expectativas do cliente. Um consultor analógico não será muito útil para um cliente digital.
Tecnologia personalizada
Você acredita que a “costumização” da tecnologia é essencial para obter sucesso na implementação de Legal Ops?
João Antonio Castro: Acredito que nem todas as soluções tecnológicas são igualmente adequadas para todos. Isso depende de muitos fatores que podem variar de uma organização para outra.
É preciso avaliar se o que funcionou em um local terá os mesmos benefícios na nossa operação. Se a resposta for afirmativa, a próxima questão é se são necessárias modificações no modelo original para ser aplicado com sucesso.
Tendo em vista que a tecnologia está se tornando cada vez mais especializada, você acha necessário segmentar as capacidades da equipe que opera a tecnologia em uma consultoria jurídica?
João Antonio Castro: Sim, é preciso estar preparado para se aprofundar cada vez mais na especialização, mantendo também uma visão ampla.
Neste caso, em função do processo-cliente-problema ou tarefa, pode ser necessária uma segmentação para acompanhar a especialização necessária para atender determinada necessidade.
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Reflexão final sobre uma mudança cultural
João Antonio Castro: A utilização de ferramentas tecnológicas implica, na grande maioria dos casos, poupanças e eficiências a favor da empresa e dos seus colaboradores. É responsabilidade do líder comunicar esses benefícios.
Porém, é importante ter em mente que esse novo aprendizado exige tempo e esforço de nossa equipe. Deve ser realizada a partir de uma abordagem comum e empática, em coerência com a cultura da empresa, de forma a incentivar e facilitar os processos de aprendizagem e implementação de novas tecnologias e processos.
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