KPIs para escritórios de advocacia: quais métricas são necessárias e como gerenciá-las?

Um elemento diferenciador de um escritório e da sua gestão estratégica pode ser suportado pela construção de um modelo de controle de métricas de desempenho (KPI).

Agora, existem muitos tipos de escritórios de advocacia: por tamanho, por diferentes áreas de atuação, por diferentes mercados-alvo. Além disso, a personalidade de cada escritório é diferente e, portanto, o seu nível de sofisticação afeta o desenho do modelo de KPI, para a entrega de informações que suportam a estratégia.

Em que espaço um modelo de KPI se move?

A administração de um escritório de advocacia escala ou evolui de acordo com seu porte, de acordo com o nível de complexidade de sua gestão. Isso pode ser descrito da seguinte forma:

1. Reconhecer a necessidade
2. Organizar as finanças
3. Introduzir ferramentas de gestão
4. Gestão estratégica

*KPIs são uma parte essencial das etapas 3 e 4.

Atualmente, há uma tendência de estudos menores e de profissionais mais jovens a incorporarem ferramentas de gestão buscando fortalecer um modelo de controle orientado para a estratégia.

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Como medir a produtividade de um escritório de advocacia?

Podemos destacar que o principal indicador de produtividade é o valor agregado, definido da seguinte forma:

Produtividade = Valor agregado

Num escritório de serviços profissionais (jurídicos e outros), a produtividade é definida, com algumas exceções, como a relação entre a receita gerada e o custo direto do escritório, como os profissionais que trabalham nas atribuições.

O processo-chave geral de um escritório de advocacia pode ser representado da seguinte forma:

Dito de outra maneira, a produtividade de um escritório de advocacia é multifatorial, pois depende de vários fatores que afetam sua rentabilidade e liquidez.

• Principais fatores que afetam a lucratividade do escritório

1. Marketing: A eficácia e produtividade da atividade de marketing.
2. Captação: A qualidade da proposta, eficácia da precificação.
3. Execução da obra: Processos eficientes, equipamentos operando de acordo com sua capacidade.

• Fatores que determinam a liquidez a ser alcançada

4. Processos de faturamento e cobrança ágeis e completos.

Do exposto, podemos reconhecer que o diagrama a seguir representa a estrutura básica da produtividade:

O valor agregado interno é o indicador ‘mãe’ da produtividade, sendo este valor influenciado por todos os fatores mencionados em relação ao processo-chave, ou seja, pelo marketing, pela captação de encargos, execução e talento.

Além disso, num segundo nível, os processos de faturamento e cobrança também influenciam os resultados, pois permitem ao caixa perceber a rentabilidade ou produtividade dos elementos constituintes da agregação de valor.

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Quais são os principais indicadores de um escritório de advocacia?

• Marketing

1. Retorno do investimento (ROI)
2. Captação de novos clientes por meio de atividades de marketing (Como o cliente chegou? Como nos conheceu? Por que nos contratou?)

A medição do desempenho e a eficácia do marketing deve reconhecer que é necessário um design inteligente, um esforço importante devido à sua complexidade.

• Captação

1. Realização (precificação), entendida como a realidade do preço alcançado por hora, versus o preço esperado. O resultado de sua medição tem alto impacto no resultado final.
2. Eficácia na aquisição de clientes.
3. Preço médio real cobrado.

• Execução

1. Utilização da capacidade instalada
2. Tempos orçados/tempos reais de execução
3. Custo médio por hora.
4. Em alguns casos, alavancagem (Relacionamento Sócio/Associado).

• Talento

Requer o reconhecimento de processos sistemáticos de avaliação sobre:

1. Nível profissional e credenciais
2. Qualidade técnica e criatividade
3. Capacidade de trabalho em equipe
4. Liderança
5. Capacidade comercial e orientação para o cliente
6. Visão de negócios

• Treinamento/Execução

1. Relação preço/custo hora.

• Faturamento/Cobrança

1. Tempos entre fechamentos e faturamento
2. Descrição da antiguidade da cobrança
3. Meses de faturamento em processo de cobrança

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Como gerenciar os indicadores?

1. Defina metas para cada indicador. Isto é, para aqueles que é viável estabelecê-las.
2. Defina estratégias e táticas para melhorar estes indicadores (ajustar processos internos).
3. Forme equipes de inovação que contribuam com suas capacidades para otimizar os processos internos. Nessas equipes, as áreas de melhoria são detectadas através de um processo contínuo. Quem realiza o trabalho tem conhecimento de onde estão as perdas.

As métricas são uma ferramenta poderosa no desenvolvimento estratégico e no modelo de negócios de cada escritório. Portanto, seu desenho deve ser adequado à realidade do escritório.

Este artigo procura apresentar conceitos centrais e gerais sobre a estrutura necessária e conveniente a levar em conta no desenho para gerar um controle de gestão eficiente.

A informação fala conosco e é fundamental para o desenvolvimento estratégico. Porém, deve conter o que é justo e necessário para cada assinatura.

Por fim, o excesso de informação é avassalador e saber interpretá-la é decisivo.

*Gustavo Rodríguez é sócio da GRSoluciones e coach estratégico ([email protected]).