Um elemento diferenciador de um escritório e da sua gestão estratégica pode ser suportado pela construção de um modelo de controle de métricas de desempenho (KPI).
Agora, existem muitos tipos de escritórios de advocacia: por tamanho, por diferentes áreas de atuação, por diferentes mercados-alvo. Além disso, a personalidade de cada escritório é diferente e, portanto, o seu nível de sofisticação afeta o desenho do modelo de KPI, para a entrega de informações que suportam a estratégia.
Em que espaço um modelo de KPI se move?
A administração de um escritório de advocacia escala ou evolui de acordo com seu porte, de acordo com o nível de complexidade de sua gestão. Isso pode ser descrito da seguinte forma:
- Reconhecer a necessidade
- Organizar as finanças
- Introduzir ferramentas de gestão
- Gestão estratégica
*KPIs são uma parte essencial das etapas 3 e 4.
Atualmente, há uma tendência de estudos menores e de profissionais mais jovens a incorporarem ferramentas de gestão buscando fortalecer um modelo de controle orientado para a estratégia.
Leia também: Por que é importante utilizar indicadores de desempenho (KPI) na advocacia?
Como medir a produtividade de um escritório de advocacia?
Podemos destacar que o principal indicador de produtividade é o valor agregado, definido da seguinte forma:
Produtividade = Valor agregado
Num escritório de serviços profissionais (jurídicos e outros), a produtividade é definida, com algumas exceções, como a relação entre a receita gerada e o custo direto do escritório, como os profissionais que trabalham nas atribuições.
O processo-chave geral de um escritório de advocacia pode ser representado da seguinte forma:
Dito de outra maneira, a produtividade de um escritório de advocacia é multifatorial, pois depende de vários fatores que afetam sua rentabilidade e liquidez.
- Principais fatores que afetam a lucratividade do escritório
- Marketing: A eficácia e produtividade da atividade de marketing.
- Captação: A qualidade da proposta, eficácia da precificação.
- Execução da obra: Processos eficientes, equipamentos operando de acordo com sua capacidade.
- Fatores que determinam a liquidez a ser alcançada
- Processos de faturamento e cobrança ágeis e completos.
Do exposto, podemos reconhecer que o diagrama a seguir representa a estrutura básica da produtividade:
O valor agregado interno é o indicador ‘mãe’ da produtividade, sendo este valor influenciado por todos os fatores mencionados em relação ao processo-chave, ou seja, pelo marketing, pela captação de encargos, execução e talento.
Além disso, num segundo nível, os processos de faturamento e cobrança também influenciam os resultados, pois permitem ao caixa perceber a rentabilidade ou produtividade dos elementos constituintes da agregação de valor.
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Quais são os principais indicadores de um escritório de advocacia?
- Marketing
- Retorno do investimento (ROI)
- Captação de novos clientes por meio de atividades de marketing (Como o cliente chegou? Como nos conheceu? Por que nos contratou?)
A medição do desempenho e a eficácia do marketing deve reconhecer que é necessário um design inteligente, um esforço importante devido à sua complexidade.
- Captação
- Realização (precificação), entendida como a realidade do preço alcançado por hora, versus o preço esperado. O resultado de sua medição tem alto impacto no resultado final.
- Eficácia na aquisição de clientes.
- Preço médio real cobrado.
- Execução
- Utilização da capacidade instalada
- Tempos orçados/tempos reais de execução
- Custo médio por hora.
- Em alguns casos, alavancagem (Relacionamento Sócio/Associado).
- Talento
Requer o reconhecimento de processos sistemáticos de avaliação sobre:
- Nível profissional e credenciais
- Qualidade técnica e criatividade
- Capacidade de trabalho em equipe
- Liderança
- Capacidade comercial e orientação para o cliente
- Visão de negócios
- Treinamento/Execução
- Relação preço/custo hora.
- Faturamento/Cobrança
- Tempos entre fechamentos e faturamento
- Descrição da antiguidade da cobrança
- Meses de faturamento em processo de cobrança
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Como gerenciar os indicadores?
- Defina metas para cada indicador. Isto é, para aqueles que é viável estabelecê-las.
- Defina estratégias e táticas para melhorar estes indicadores (ajustar processos internos).
- Forme equipes de inovação que contribuam com suas capacidades para otimizar os processos internos. Nessas equipes, as áreas de melhoria são detectadas através de um processo contínuo. Quem realiza o trabalho tem conhecimento de onde estão as perdas.
As métricas são uma ferramenta poderosa no desenvolvimento estratégico e no modelo de negócios de cada escritório. Portanto, seu desenho deve ser adequado à realidade do escritório.
Este artigo procura apresentar conceitos centrais e gerais sobre a estrutura necessária e conveniente a levar em conta no desenho para gerar um controle de gestão eficiente.
A informação fala conosco e é fundamental para o desenvolvimento estratégico. Porém, deve conter o que é justo e necessário para cada assinatura.
Por fim, o excesso de informação é avassalador e saber interpretá-la é decisivo.
*Gustavo Rodríguez é sócio da GRSoluciones e coach estratégico ([email protected]).
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