OKR legal: Como estabelecer métricas de gestão jurídica? 

OKRs são uma estrutura que permite definir e atingir metas.
OKRs são uma estrutura que permite definir e atingir metas.
Metodologia funciona como um sistema para estabelecer objetivos e monitorar o progresso alcançado.
Fecha de publicación: 30/08/2022

Ignacio Santa Cruz acordou em uma segunda-feira às 7h com a mesma pergunta todos os dias: "Como posso definir metas e mensurar o cumprimento dos resultados esperados em meu departamento jurídico e agregar valor à empresa?" Essa pergunta estava em sua mente há semanas.

Ignacio é um advogado que há 3 anos lidera a equipe jurídica da AlfaCorp, empresa dedicada à distribuição de produtos tecnológicos, reconhecida em seu país e na América Latina, e com planos de expansão muito ambiciosos. Sempre percebeu que sua gestão frente à direção jurídica da AlfaCorp era geralmente bem-sucedida, embora nunca faltassem problemas. Infelizmente, Ignacio hoje enfrenta uma certa desconfiança em relação ao valor que a gestão jurídica traz para a empresa. O conselho de administração e o diretor-geral deram-lhe a conhecer a sua preocupação com o alinhamento dos esforços da direção jurídica com os objetivos globais da empresa e manifestaram as suas dúvidas quanto ao rumo traçado.

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Agora, Ignacio tem o grande desafio de reverter essa percepção e demonstrar que o trabalho da gestão jurídica traz real valor para a empresa. Mas como ele faz isso? Ele decide partir de algo simples: estabelecer metas, compartilhá-las e medir sua realização.

Ignacio sempre achou que o uso de métricas para avaliar a gestão dos departamentos jurídicos é, no mínimo, controverso. Por um lado, sempre sentiu certa resistência em aplicá-los por ignorância ou porque achava que tinha pouca utilidade, pois o importante em sua época era produzir, produzir e produzir e, além disso, acreditava que “ há coisas que definitivamente não podem ser medidas”.

A situação de Ignacio era quase sempre a mesma. Não haviam sido estabelecidos objetivos claros na gestão jurídica e os resultados obtidos não se relacionavam com os da empresa, o que gerava problemas ao alinhá-los. Por isso, Ignacio pensou que, se quisesse obter melhores resultados, deveria se afastar da velha prática de estabelecer um conjunto de metas e agora concentrar seus esforços em desenhar e implementar um sistema que lhe permitisse estabelecer objetivos em melhor forma e definir resultados que lhe permitam atingir os referidos objetivos, estabelecendo um sistema que permita o correto funcionamento de todas as peças de forma harmônica e com sentido para toda a gestão jurídica.

Após alguns dias de busca, Ignacio encontrou algo chamado 'OKR' (Objectives & Key Results) e achou que poderia aplicá-lo à sua gestão jurídica, pois eles se encaixavam perfeitamente no que ele precisava. Ele descobriu que os OKRs são uma estrutura que lhe permitiria desenhar e atingir os objetivos de seu departamento jurídico, pois funciona como um sistema para estabelecer objetivos e monitorar o progresso alcançado. Os OKRs permitem que você projete metas para saber a direção na qual mirar, também para estabelecer os principais resultados que ajudam a medir se você está no caminho certo. A ideia geral pode ser resumida como: “Vamos alcançar nossos objetivos mensuráveis ​​através do cumprimento de certos resultados-chave”.

Objetivos: Para onde vamos?

Ignacio descobriu que o estabelecimento de metas poderia inspirar sua equipe jurídica, integrando a ideia de que o trabalho realizado ajuda a cumprir a missão da empresa, afastando-se da visão anacrônica de que os departamentos jurídicos são meras unidades de apoio cujos objetivos não devem necessariamente estar alinhados com os da empresa. 

Inspirar sua equipe é essencial para Ignacio, então ele decide que os objetivos serão “a direção” em que ele quer mover sua equipe jurídica. "É o que queremos alcançar", pensa.

O desenho de objetivos dentro do seu departamento jurídico tem uma série de vantagens, pois sua equipe jurídica pode focar ação e atenção em suas tarefas, mobilizar sua energia, esforço e recursos, aumentar sua persistência e perseverança e ajudar a elaborar sua estratégia. 

Ignacio tem certeza de que estabelecendo metas adequadas ele alcançará a inspiração, o comprometimento e a expansão de horizontes que a equipe precisa, mas não tem clareza de como essas metas devem ser definidas, então pensou em seguir a metodologia SMART, sigla em inglês, o que exige que os objetivos sejam: 

(i) Específicos (specific), pois quanto mais específico e detalhado for o objetivo, mais fácil será sua execução. 

(ii) Mensuráveis ​​(measurable), pois sendo quantificáveis, eventuais desvios podem ser analisados ​​e corrigidos. 

(iii) Alcançáveis ​​(attainables), devem ser objetivos ambiciosos, mas viáveis. 

(iv) Relevante (relevant), visto que os desafios devem ser importantes para a gestão jurídica e agregar valor à organização.

(v) Específicos no tempo (time-related), sendo necessário estabelecer um cronograma sobre o objetivo, exigindo prazos para realização das ações e sua total realização, evitando a procrastinação.

Principais resultados: Como sabemos que estamos chegando lá?

Ignacio já tem uma ideia mais clara de como devem ser estabelecidos os objetivos de sua gestão jurídica, agora é sua vez de definir os principais resultados que deve medir para verificar o andamento da equipe. 

Depois de analisar mais sobre os OKRs, Ignacio entendeu que os principais resultados devem descrever os métodos e métricas que lhe permitirão tornar os objetivos definidos uma realidade, portanto, devem ser quantificáveis ​​e objetivamente qualificáveis. 

Os resultados-chave devem ser agressivos, mas realistas ao mesmo tempo, geralmente contêm um valor numérico que permite uma medição ou qualificação correta, sendo mensuráveis ​​e verificáveis, para que possam ser registrados e rastreados ao longo do tempo, deixando muito pouco espaço para diferentes interpretações.

No final das contas, ele entende que os principais resultados são “o que é medido”. "É assim que vamos atingir nossos objetivos", refletiu Ignacio.

Iniciativas: O que faremos para chegar onde queremos?

Já tendo entendido a importância dos objetivos e dos principais resultados, Ignacio ainda acha que ainda precisa definir com mais clareza as iniciativas que deve efetivamente implementar no trabalho de sua equipe. Para isso, Ignacio considera necessário propor uma série de iniciativas que devem ser implantadas por meio do trabalho de sua equipe jurídica para alcançar os principais resultados propostos.

Sobre este último ponto, ele entende que as iniciativas serão “o que devem fazer”. “É o trabalho que a equipe jurídica deve fazer para alcançar os resultados-chave estabelecidos.”

Vamos arriscar: como propor alguns OKRs?

Ignacio entende, então, de forma geral, que os objetivos são o que a gestão jurídica quer alcançar e os principais resultados são como isso será alcançado. Sempre será possível estabelecer objetivos e depois definir os principais resultados que nos permitirão atingir esses objetivos, pelo que, no caso da gestão jurídica, é possível trabalhar com determinados OKRs de acordo com as necessidades de cada equipe jurídica. Ignacio se arrisca e traça os primeiros OKRs para sua gestão jurídica:

 

Quais são os OBJETIVOS definidos para o Departamento Jurídico?

Quais serão os PRINCIPAIS RESULTADOS que devemos alcançar para atingir nossos objetivos?

Que INICIATIVAS devemos implementar para alcançar nossos principais resultados?

Obj.01:

Reduzir as despesas legais totais em 15% até o quarto trimestre de 2023

KeyRes.01.A:

Reduzir as despesas legais com serviços jurídicos externos em 30% no primeiro trimestre de 2023.

 

Ini.01.Aa:

Renegociar os contratos de tarifas e condições de pagamento com os atuais prestadores de serviços jurídicos externos.

Ini.01.Ab:

Procurar outras opções mais baratas de prestadores de serviços jurídicos externos e avalie sua contratação.

Ini.01.Ac:

Identificar os atuais serviços jurídicos externos que podem ser realizados pela equipe jurídica do Departamento Jurídico.

KeyRes.01.B:

Reduzir em 10% a despesa jurídica na folha de pagamento do Departamento Jurídico, no segundo trimestre do ano de 2023.

Ini.01.Ba:

Reduzir a despesa horas extras da equipe jurídica através da organização de trabalhar dentro do cronograma e identificar desvios.

Ini.01.Bb:

Identifique as tarefas que se repetem para que possam ser realizadas por uma única pessoa ou que possam ser automatizadas.

KeyRes.01.C:

Reduzir em 15% as despesas legais com honorários, transporte e representação no Departamento Jurídico, no terceiro trimestre de 2023.

Ini.01.Ca:

Realizar um mapeamento geral de despesas com taxas e transporte, e organizar por tipo, urgência e impacto na empresa, atribuindo-lhes uma pontuação, procurando eficiências.

Ini.01.Cb:

Realizar um mapeamento geral dos gastos de representação e organizá-los por tipo, urgência e impacto na empresa, atribuindo-lhes uma pontuação, mediante prévia autorização do Gerente Jurídico.

Obj.02:

Alcançar a implementação do Programa de Compliance para a gestão de riscos de corrupção da AlfaCorp, durante o quarto trimestre do ano de 2023

KeyRes.02.A:

Gerenciar a contratação do serviço de assessoria para o desenho do Programa de Compliance durante o primeiro trimestre de 2023.

 

Ini.02.Aa:

Buscar opções de serviços para o desenho e implementação de Programas de Compliance para gestão de riscos de corrupção.

Ini.02.Ab:

Selecionar uma lista de fornecedores e negocie os termos do serviço e do contrato.

Ini.02.Ac:

Propor ao Conselho de Administração a contratação do fornecedor escolhido.

KeyRes.02.B:

Desenhar o Programa de Compliance durante o segundo trimestre de 2023

Ini.02.Ba:

Gerenciar e participar com o fornecedor contratado nas reuniões com os departamentos operacionais da AlfaCorp para o desenvolvimento do Programa de Compliance.

Ini.02.Bb:

Entregar a documentação interna exigida pelo fornecedor para o desenvolvimento do Programa de Compliance.

Ini.02.Bc: 

Elaborar documentos do Programa de Compliance junto ao fornecedor contratado.

KeyRes.02.C:

Alcançar a aprovação do Programa de Compliance, durante o terceiro trimestre do ano de 2023

Ini.02.Ca:

Agendar e cumprir reuniões informativas e de divulgação com os gestores da AlfaCorp, para obter feedback sobre os documentos do Programa Compliance.

Ini.02.Cb:

Fazer o relatório à Gerência Geral e à Diretoria da AlfaCorp para aprovação do Programa de Compliance.

 

Próximo desafio para o Gerente Jurídico: Como fazer todo o sistema OKR funcionar?

Agora Ignacio tem o desafio de adotar um duplo papel. Em primeiro lugar, ele deve desempenhar o papel de "professor", orientando os esforços de seus "alunos" (sua equipe jurídica) para que eles não se desviem do sistema estabelecido e, em segundo lugar, assumindo o papel de "jardineiro" criando o ideal ambiente e condições para que esse "pomar" (sua equipe jurídica) tenha sucesso.

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Mãos à obra, Ignacio, muito trabalho e aprendizado espera por você pelo caminho.

*Antonio Santander é Diretor Executivo do Canvas Legal e professor universitário da Pacífico Business School e CENTRUM-PUCP. E-mail: [email protected]

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